Úspora času a nákladů díky elektronizaci výměny dokladů a jejich archivace
Návratnost celého projektu 7 měsíců
Zapojeno více jak 70 % dodavatelů
Původní stav a problém
Společnost OBI si byla vědoma nedostatků v administrativě, která souvisela s řízením dodavatelského řetězce. Jen příjem jedné faktury zabral podle interního průzkumu 5 minut práce administrativního zaměstnance.
OBI tedy s pomocí řešení ORiON zavedlo elektronickou výměnu dokladů (EDI) a to nejen faktur (zpráva INVOIC), ale také elektronických objednávek (ORDERS) a dodacích listů (DESADV). Dodavatelé mohou také využít novou zprávu REMADV, která je avízem o úhradě platby.
Návrh řešení
Analýza a zpracování zpráv
Příchozí zprávy jsou podrobeny několikafázové kontrole před samotným zpracováním. Je-li zpráva šifrována, je ověřena správnost a platnost klíče a dojde k dešifrování a dále pak ověření elektronického podpisu. Originál zprávy je uložen a dešifrovaná zpráva (již bez podpisu) je předána k dalšímu zpracování. Řešení podporuje širokou škálu všech obvykle používaných schémat a variant podpisu EDI zpráv.
Překlad zpráv
Součástí služby je překlad zpráv mezi libovolnými strukturovanými formáty, dále formáty souborů s oddělovačem (CSV, PDK apod.) a soubory založené na XML. Standardní datový popis zpráv je založen na definicích EANCOM (podmnožině UN/EDIFACT). Součástí překladu je také kontrola formálních náležitostí daňového dokladu. V případě nedostatků je původce zprávy automaticky informován EDI zprávou a e-mailovým avízem o formálních chybách na faktuře.
Deník přijatých faktur
Společnost OBI má k dispozici přijaté faktury ve svém podnikovém systému a zároveň v deníku přijatých faktur, který je přístupný prostřednictvím chytré webové aplikace. Kromě běžných informací k daňovému dokladu obsahuje deník informace o stavu zpracování přijaté faktury, původní datový soubor, čitelnou podobu daňového dokladu a seznam navázaných notifikací a potvrzení.
Výsledné změny
300 zapojených dodavatelů ve velmi krátkém čase. Cíl zapojit 70 % dodavatelů splněn za 11 měsíců.
Průměrná doba zpracování obsluhou zkrácena z 5 minut u papírového dokladu na 10 vteřin v případě dokladu ve formátu EDI.
Ocenili jsme komplexnost řešení, jednoduchost integrace do stávající podnikové infrastruktury a skutečnost, že vše proběhlo bez sebemenších komplikací a dle časového plánu. V neposlední řadě musím zmínit výraznou úsporu nákladů, přičemž návratnost celé investice byla zhruba sedm měsíců.
.png)
