Jak si poradit s problematickými fakturami a nepřijít o výhody automatizace

Ruční přepisování faktur je zdlouhavé, náchylné k chybám a zbytečně zatěžuje účetní tým. Automatické vytěžování sice dokáže proces výrazně urychlit, ale ne vždy funguje bezchybně. Jak se vyhnout manuálním opravám a zároveň neplatit za drahé služby, které nepotřebujete?

Každý měsíc vám přistane hromada faktur – některé přijdou e-mailem jako PDF, jiné jsou v ISDOCu, občas někdo pošle sken nebo dokonce fotku z mobilu. A všechny je musíte dostat do účetního systému. Ruční přepisování je pomalé, únavné a náchylné k chybám. Automatické vytěžování (neboli technologie, která z faktur vyčte důležité údaje a přepošle je do systému) je skvělá věc. Ale bohužel – ne vždy funguje bezchybně.

Kde je problém?

Vytěžovací technologie, jako OCR, jsou výborné pro standardní faktury. Ale pokud má dodavatel nestandardní rozložení dokumentu, jiný formát nebo dokonce nízkou kvalitu tisku, systém může udělat chybu. Výsledek? Musíte fakturu ručně zkontrolovat a opravit. A to je přesně to, čemu jste se chtěli vyhnout.

Většina firem má v podstatě dvě možnosti:

1. Smířit se s tím, že určité procento faktur bude potřeba ručně kontrolovat. ‍
2. Přejít na dražší vytěžovací službu, která si s problematickými fakturami poradí lépe, ale zvýší náklady na celý proces.

Ani jedna z variant není ideální. Proto iNVOiCE FLOW přichází s řešením, které kombinuje to nejlepší z obou přístupů.

Chytřejší způsob vytěžování: tři služby, které fungují dohromady

iNVOiCE FLOW nabízí tři různé vytěžovací služby, které můžete kombinovat podle potřeby. To znamená, že nemusíte používat jen jednu službu na všechny faktury – místo toho si můžete nastavit systém chytřeji: ‍

1. ‍Začnete s nejlevnější službou, která zvládne většinu faktur bez problémů. ‍
2. Pokud některé faktury vykazují chyby, identifikujeme, kde se problém opakuje. ‍
3. Na tyto "problémové" faktury použijeme přesnější vytěžovací službu, která si s nimi poradí lépe – a použijeme ji jen tam, kde je to opravdu potřeba.

Díky tomu výrazně zlepšíte úspěšnost vytěžování a zároveň nepřeplácíte za dražší služby tam, kde nejsou nutné.

Co to znamená v praxi?

• Většinu faktur zvládne automatizace bez chyb.
• S těmi složitějšími pomůže pokročilejší vytěžování, ale jen tam, kde je to nutné.
• Vaši zaměstnanci nemusí trávit čas kontrolováním a opravováním faktur.
• A vy neplatíte zbytečně vysoké částky za pokročilé služby na všechny doklady.

Navíc všechno běží v jednom cloudovém řešení, takže se o nic nemusíte starat. Systém sám pozná, kdy použít jakou technologii, a na pozadí zařídí, aby všechno fungovalo co nejefektivněji.

Dělejte to chytře

Vytěžování faktur není dokonalé – ale pokud se dělá chytře, může vám ušetřit spoustu času i starostí. S iNVOiCE FLOW nemusíte vybírat mezi levnou, ale nepřesnou službou a dražším řešením. Můžete mít obojí – efektivně a bez zbytečných nákladů.

Chcete vidět, jak by iNVOiCE FLOW mohl fungovat ve vaší firmě? Ozvěte se nám – rádi vám ukážeme, jak na to.