Zdá se vám EDI drahé nebo zbytečné? Spočítejte si jednoduše jeho návratnost

I když je systém EDI – elektronická výměna dokumentů – na trhu už roky, některé firmy z něj stále mají obavu. Pokud ho však nasadí a zapojí dostatek obchodních partnerů, pak jim elektronická výměna faktur, dodacích listů, objednávek a dalších dokladů ve strukturované podobě zásadně ušetří čas a zefektivní práci. Potřebujete důkaz? Spočítejte si návratnost EDI pomocí několika klíčových metrik.

Pokud si dodavatel a odběratel vyměňují doklady prostřednictvím EDI, pak

• oproti papírové komunikaci šetří náklady na tisk a poštovné na straně vystavitele dokladu
• a oproti e-mailové komunikaci snižují množství práce na straně příjemce a zvyšují bezpečnost i spolehlivost doručení dokladů.

Další výhody EDI najdete třeba na této stránce.

Jestliže vám ale tyto základní argumenty nestačí, můžete si předem spočítat, zda se vám EDI skutečně vyplatí. Sledujte při tom zejména následující ukazatele výkonnosti (KPI).

1) Čas potřebný ke zpracování jedné faktury

Když vám (ať už poštou nebo e-mailem) přijde faktura, musí ji fakturantka přijmout, formálně i obsahově zkontrolovat, ověřit, zda odpovídá příjemce/objednávce, někdy i schválit u nadřízeného, přepsat do informačního systému a zaúčtovat. Pokud je na faktuře cokoliv v nepořádku, musí fakturantka nesrovnalosti řešit s dalšími zaměstnanci nebo s dodavatelem, což zpracování dokladu ještě prodlužuje.

Spočítejte si, kolik času vám zpracování jedné faktury průměrně zabere. Pokud fakturantka pracuje na fakturách celý den, jednoduše vydělte 480 minut počtem zpracovaných faktur. Pokud to nedělá celý den, ať vykazuje, kolik času fakturací strávila a kolik faktur stihla zpracovat.

Podle zkušeností našich klientů zabere zpracování jedné faktury řádově jednotky minut a podle průzkumu společnosti Billentis je zatíženo přibližně 10% chybovostí. Po zavedení EDI se většina zbožových faktur zpracuje zcela automaticky, bez ručního zásahu. Fakturantka řeší jen specifické případy, kdy faktura nesedí s dokladem a je třeba ji ručně schválit nebo zkontrolovat. Ušetřený čas pak může věnovat jiným smysluplnějším činnostem.

2) Celkové náklady na zpracování jedné faktury

Čas potřebný ke zpracování jedné faktury jednoduše převedete také na peníze.

K odpovídajícímu podílu superhrubé mzdy vaší fakturantky přičtěte navíc náklady na skladování dokladů (například pronájem archivu), náklady na likvidaci dokladů nebo čas strávený hledáním faktur v archivu kvůli interní kontrole nebo kontrole z finančního úřadu.

Díky této metrice si naplno uvědomíte, kolik finančních zdrojů vážete v rutinních procesech, které dnes dokážou kompletně obstarat technologie.

Praktický příklad

• Čas potřebný k manuálnímu zpracování faktury (obvykle 5-10 min.) vynásobte odpovídajícím podílem superhrubé mzdy administrativního pracovníka.
• Superhrubá měsíční mzda ​​​​​​​​​​​​​​40 000 Kč => 2000 Kč/den => 4,2 Kč/minuta
• 5 x 4,2 = 21 Kč/faktura
• Pokud je daňový doklad složitější nebo obsahuje chyby (např. u Alzy to bylo v 11 % případů) a budete počítat 10 minut manuální práce na fakturu, budou již náklady jednoho dokladu dvojnásobné.
• Pozn.: Bez nákladů na archivaci.

3) Procento výjimek a dobropisů

Každá chybná, nestandardní nebo neoprávněná faktura přidává fakturantce na straně odběratele práci navíc. Musí ověřovat, ke které objednávce se faktura váže, schválit ji u nadřízeného nebo s dodavatelem řešit dobropis, pokud je fakturu nutné účetně vynulovat nebo ponížit.

Vyšší procento výjimek dále vede k vyšším režijním nákladům a snižuje šanci na včasné platby, což ohrožuje stabilitu dodavatelského portfolia nebo odepírá možnost slev za včasné či předčasné splacení faktur.

Zavedením EDI počet nestandardních nebo neoprávněných faktur minimalizujete. Už při implementaci dochází k analýze a standardizaci procesů zpracování faktur. Základem EDI je pak objednávání dle standardizovaného a sdíleného seznamu zboží (většinou definovaného EAN kódem), schvalování objednávky na straně odběratele, včasné avízo o dodání zásilky nebo příprava zboží i faktury až po schválení předchozích dokladů.  

Jednoduše – díky EDI je celý proces transparentnější, veškeré zprávy strukturované a trasované, s možností automatické kontroly. Případné chyby v dokladech tak odhalíte mnohem dříve a včas.

4) Procento faktur placených po splatnosti

Faktury placené po splatnosti ohrožují cash-flow dodavatele, zhoršují reputaci odběratele a obecně poškozují dodavatelsko-odběratelský vztah.

Důvody, které vedou k pozdnímu proplacení faktury, jsou například

• neoprávněnost faktury,
• nedoručení faktury,
• chybějící nebo nesprávné zboží v dodávce
• nebo formální či obsahová nesprávnost faktury.

Zavedení EDI těmto důvodům předchází. Dodavatel chystá zboží i doklady proti existující a schválené objednávce, včas posílá avízo o dodání, fakturu vystavuje až podle příjemky odběratele a podobně. EDI navíc garantuje 100% doručitelnost všech dokladů. Tím zvyšuje šanci včasného proplácení faktur, které lze navíc urychlit pomocí služeb typu Roger.

Ukazatele vynásobte počtem dokladů za měsíc

Zatímco náklady na dobropisy nebo faktury placené po splatnosti musíte vyčíslit spíše pocitově, čas a náklady na zpracování jedné faktury spočítáte přesně – vynásobte KPI počtem dokladů, které za měsíc zpracujete.

Abyste případnou úsporu času a financí zcela objektivizovali, odhadněte také, kolik procent dokladů vám přes EDI proteče. Vaším cílem po zavedení EDI musí být zapojení partnerů s nejvíce doklady, abyste užitek z elektronické výměny dokladů maximalizovali.

Sledování zmíněných ukazatelů vám pomůže vyčíslit přínosy EDI a třeba i přesvědčit manažery společnosti, kteří na čísla obvykle slyší. Společně se zavedením EDI navíc nastartujete lepší optimalizaci a automatizaci procesů nebo odbouráte rutinní práci, která umožní zaměstnancům dělat smysluplnější práci s vyšší přidanou hodnotou.