Jak na digitalizaci faktur a jejich automatické zpracování?
Papírové faktury, nekonečné přepisování a schvalování, které trvá věčnost? Pokud to zní povědomě, nejste sami. Mnoho firem stále zpracovává faktury ručně.
Digitalizace tento proces zásadně mění. Faktury dorazí e-mailem, prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI), nebo jsou naskenovány. Následně technologie jako OCR (Optical Character Recognition) a umělá inteligence (AI) automaticky rozpoznají klíčová data – částky, variabilní symboly nebo třeba identifikaci dodavatele. Ta se pak bez manuálního zásahu propojí s účetním nebo ERP systémem (Enterprise Resource Planning), kde pokračuje jejich další zpracování.
Mezi hlavní přínosy digitalizace a automatického vytěžování faktur bezesporu patří:
- Úspora času – faktury se zpracovávají a schvalují rychleji, bez nutnosti ručního přepisování.
- Snížení chybovosti – automatizace eliminuje lidské chyby při přenosu údajů.
- Lepší přehled a kontrola – digitální faktury jsou archivovány elektronicky a snadno dostupné.
Jak funguje automatické vytěžování faktur v praxi?
Automatické vytěžování faktur využívá technologie jako OCR (optické rozpoznávání znaků) a umělou inteligenci, které dokážou převést papírové nebo elektronické faktury do strukturované digitální podoby. Proces probíhá v několika krocích:
- Příjem faktury – faktury dorazí e-mailem, přes elektronickou výměnu dat (EDI), nebo jsou naskenovány.
- Automatické vytěžování dat – systém identifikuje klíčové údaje, jako jsou částky, dodavatelé, variabilní symboly a data splatnosti.
- Validace údajů – vytěžené informace se automaticky porovnávají s objednávkami, smlouvami nebo účetními záznamy.
- Schvalovací workflow – faktury se směrují ke schválení podle přednastavených pravidel, například na základě částky či oddělení.
- Archivace a export – schválené faktury se automaticky zaúčtují a bezpečně uloží do digitálního archivu.
Proč investovat do automatizace faktur?
Legislativa a elektronická archivace
Podle zákonných požadavků musí být faktury uchovávány několik let. Elektronická archivace nejen že splňuje legislativní normy, ale také umožňuje snadný přístup ke starším fakturám a jejich rychlé dohledání podle různých parametrů.
Návratnost investice do automatizace
Firmy, které přešly na plně automatizované zpracování faktur, uvádějí 3x rychlejší zpracování faktur. Automatizace také přináší finanční úspory díky eliminaci manuální práce a zjednodušení celého procesu.
Zrychlení schvalovacího procesu
Systém umožňuje nastavit pravidla pro automatické schvalování faktur do určité částky nebo na základě jiných parametrů. To znamená, že účetní tým nemusí ručně zpracovávat každou fakturu zvlášť a schvalování probíhá rychleji.
Jak vybrat správné řešení pro automatické zpracování faktur?
Při rozhodování o vhodném nástroji je důležité zvážit několik zásadních faktorů:
- Podpora pokročilého OCR – aby systém správně rozpoznával data z různých typů faktur.
- Integrace s firemními systémy – propojení s účetním softwarem nebo ERP je zásadní pro efektivní zpracování.
- Možnost elektronické archivace – bezpečné uchování faktur v digitální podobě.
- Flexibilní schvalovací workflow – automatizace schvalování faktur podle firemních pravidel.
- Přehledné a intuitivní rozhraní – snadné ovládání pro každodenní práci.
Chcete automatizovat zpracování faktur? Vyzkoušejte iNVOiCE FLOW
Řešení iNVOiCE FLOW od GRiTu nabízí kompletní digitalizaci fakturačního procesu. Díky pokročilému vytěžování dat, efektivnímu schvalovacímu workflow, rozúčtování mezi různé schvalovatele a vytváření i schvalování objednávek na jednom místě a bezpečné elektronické archivaci můžete snížit administrativní zátěž a získat lepší kontrolu nad firemními financemi.
