Výběr skladového systému je rozhodnutí na několik let dopředu. Na co si dát pozor?

Skladové systémy (WMS – z anglického warehouse management system) už jsou ve skladech velkých a středních firem v podstatě standardem. Znamená to, že jich je na trhu spousta a firma vybírá z desítek možností. Abychom vám usnadnili výběr něčeho tak komplexního, dali jsme dohromady návod prozrazující, co si pohlídat a na co myslet. Poradíme, proč se u WMS nezaměřovat jen na cenu nebo co si u potenciálních dodavatelů ověřit.

Kdy je čas na pořízení WMS

Pokud vám vychystávání objednávek trvá neúměrně dlouho, během prodejních špiček ve skladu nestíháte, ztrácíte přehled o zboží ve skladu a přestávají vám stačit kapacity, máte nejvyšší čas začít aktivně řešit nasazení skladového systému. 

Některých problémů si ani nevšimnete v běžném provozu, ale odráží se na finančních výsledcích – třeba velké rozdíly při inventuře mezi očekávaným a reálným stavem zásob. WMS vám pomůže dát sklad do pořádku a připravit firmu na další růst.

Jeho implementace je ale poměrně zdlouhavý proces, a proto se nevyplatí výběr uspěchat. Něco jako nasazení na zkoušku v podstatě neexistuje – nebo by se vám pekelně prodražilo. Raději si vemte čas a běžte na jistotu.

Nejprve udělejte audit skladu

Zásadní je začít analýzou současné situace – buď svépomocí nebo si na to zavolejte auditorskou firmu. Z analýzy vzejdou nedostatky a potřeby vašeho skladu a je tak hodnotná sama o sobě. Může se stát, že analýza prozradí, že vaše problémy WMS nevyřeší nebo na něj ještě nejste připraveni.

Pokud se ukáže, že WMS potřebujete, získané poznatky vám pomohou co nejpřesněji definovat cíle, ke kterým směřujete. Kromě požadavků na WMS jako takový tam zahrňte i vaše podnikatelské ambice a plány – a nebuďte skromní. Pokud je ve hře šance, že za 5–10 let budete výrazně zvětšovat skladové prostory nebo expandovat do zahraničí, pohlídejte si, aby WMS bylo připraveno expandovat s vámi.

Pro výběr WMS sestavte vlastní tým

Jakmile máte hotové strategické kroky, můžete se pustit do samotného hledání systému. K tomu vyčleňte realizační tým, který se úkolu bude naplno věnovat.

Tým udělá rešerši trhu a vybere kandidáty, které osloví s nabídkou spolupráce. Právě to je jedno z důležitých pravidel: nedívat se na výběr skladového řešení jako na nákup produktu, ale jako na dlouhodobou spolupráci s partnerem, který vám WMS bude implementovat.

Nasazení WMS do provozu trvá měsíce, připravte se na něj

Udělejte výběrové řízení a při prezentaci se ptejte na konkrétní věci aplikovatelné specificky pro vaši firmu. Tuto fázi neuspěchejte. Až si budete opravdu jisti, sepište smlouvu, ve které si stanovíte harmonogram a postup implementace.

Podrobněji a s konkrétními příklady se výběru WMS věnujeme v našem e-booku Jak vybrat WMS. Promítli jsme do něj zkušenosti kolegů, kteří skladové systémy nasazovali už desítkám firem. Posbírali jsme dobré i špatné zkušenosti a sestavili z nich návod, který vás upozorní na časté chyby. Poradíme vám třeba, kdo by měl být členem realizačního týmu nebo na co konkrétně byste se dodavatelů měli při výběrovém řízení ptát.

Pokud vaše firma zvažuje WMS, stáhněte si e-book.