V eD system dříve přepisovali objednávky a doplňovali do nich ceny. Dnes mají obchodní procesy digitalizované

V naší kampani za srozumitelnou digitalizaci Praskněte digitální brblinu zpovídáme české firmy a ptáme se jich na to, jak s digitalizací začínali. Jedním z respondentů je Michal Pavlorek, e-commerce director ve firmě eD system, který nerad vidí, když si obchodní partneři posílají objednávky nebo faktury e-mailem.

‍

Ještě před pár lety přitom přední český distributor televizí, herních konzolí, počítačů nebo PC komponent digitalizaci příliš neřešil. „Když nám například přišla e-mailem objednávka, ručně jsme ji přepisovali a doplňovali do ní prodejní ceny,“ popisuje Pavlorek nejšílenější věc, kterou jeho firma dříve dělala.

I proto se v eD system rozhodli situaci změnit a vsadili na digitalizaci. Jako první přišel na řadu produktový katalog se všemi doprovodnými informacemi jako například cena, dostupnost nebo logistické informace. Díky tomu do něj obchodní partneři mohou kdykoliv on-line nahlédnout a v reálném čase si zjistit potřebné informace. Firmě eD system tak odpadly stovky telefonátů a e-mailů se stále se opakujícími dotazy.

Díky digitalizaci odpadají rutinní činnosti

Hned v závěsu společnost digitalizovala transakční doklady – tedy objednávky, dodací listy nebo faktury. Díky tomu je teď obchodní komunikace v eD system maximálně automatizovaná. Pokud například přijatá faktura odpovídá dodacímu listu a objednávce, je prostřednictvím EDI automaticky schválená a zaúčtovaná v podnikovém systému – systém pouze pošle notifikaci odpovědné osobě, která následně zadá úhradu.

Právě automatizace rutinních procesů je podle Pavlorka klíčovou výhodou digitalizace. Hrozně nerad vidí, když si dnes firmy posílají objednávky nebo faktury e-mailem či poštou, protože to vyžaduje zbytečnou manuální práci na obou stranách, která v součtu stojí hodně času a nikoho ve firmě nebaví.

Společnost eD system je zároveň důkazem, že digitalizace nemusí znamenat kompletní předělání všech procesů ve firmě a milionové investice. Stačí začít s málem – třeba se zmíněnými transakčními doklady. Investice řádově v desítkách tisíc korun může firmě ušetřit desítky hodin práce každý měsíc, snížit chybovost a uvolnit zaměstnancům ruce pro práci s vyšší přidanou hodnotou, než je přepisování dokladů do podnikového systému.

‍

Podívejte se na další příběhy českých firem o digitalizaci nebo na tipy, jak s digitalizací začít, v naší kampani Praskněte digitální brblinu.