Uživatelé Pohody ušetří s iNVOiCE FLOW až 80 % času na zpracování faktur

Do seznamu oficiálních doplňků účetního systému Pohoda přibyla služba iNVOiCE FLOW od GRiTu, která automatizuje zpracování přijatých faktur. Díky strojovému vytěžení údajů z přijatých dokladů, elektronickému schvalování a následnému importu do Pohody zkrátí iNVOiCE FLOW čas potřebný na zpracování faktur o 30–80 %.

Jak iNVOiCE FLOW funguje

Cloudová služba iNVOiCE FLOW sjednotí příjem faktur. Vytvoříte si jeden e-mail, na který vám dodavatelé budou doklady posílat. Pokud dostáváte i papírové faktury, jednoduše je naskenujete a také pošlete na e-mail.

Odtud si je bere iNVOiCE FLOW a automaticky z nich vyčte údaje jako například datum přijetí, IČ nebo částka k platbě. Nezáleží na tom, jestli je faktura ve formátu PDF, JPG či TIFF. Pomocí umělé inteligence iNVOiCE FLOW přečte potřebná data ze všech formátů.

Díky tomu se kompletně zbavíte přepisování faktur do účetního systému. Nehrozí chyby, které vznikají ručním zadáváním, a ušetříte spoustu času.

Rozúčtování na nákladová střediska

Plnění na přijatých fakturách navíc můžete rozúčtovat na různá nákladová střediska, jako jsou například:

• zakázky,
• dimenze,
• projekty,
• oddělení

nebo konkrétní pracovníci.

V iNVOiCE FLOW si snadno vytvoříte vlastní nákladová střediska a libovolně je pojmenujete.

Pokud za položky na dokladu odpovídají různé osoby, klasické schvalování faktur s využitím papírové košilky je hodně zdlouhavé. Proto je součástí iNVOiCE FLOW elektronické schvalování, které proces výrazně zrychlí.

Žádost o potvrzení faktury se příslušné osobě ihned objeví v e-mailu. Doklad může schválit i vzdáleně například z pracovní cesty. To vám umožní platit faktury včas a budovat tak dobré vztahy s dodavateli.

Propojení s Pohodou

iNVOiCE FLOW snadno propojíte s účetním systémem Pohoda. Díky už uskutečněným úspěšným integracím Pohoda zařadila iNVOiCE FLOW mezi své oficiální doplňky.

Schválené doklady z iNVOiCE FLOW pak jednoduše importujete do Pohody či jiného informačního systému a zaúčtujete je. Kromě standardních údajů se do Pohody mohou propisovat i údaje, které v procesu schvalování ručně doplníte k fakturám v iNVOiCE FLOW – typicky rozdělení na nákladová střediska.

Údaje lze posílat i opačným směrem – tedy z Pohody do iNVOiCE FLOW. Například poté, co fakturu zaúčtujete v účetním systému, můžete její interní číslo exportovat do iNVOiCE FLOW. V obou systémech pak máte doklad pod stejným označením.

iNVOiCE FLOW totiž slouží i jako důvěryhodný elektronický archiv. Díky tomu si nemusíte držet fyzický sklad, doklady snadno dohledáte a máte v nich pořádek.

Reálné výsledky

Služba iNVOiCE FLOW se už mnohokrát osvědčila v praxi. Například v parfumerii Douglas se v minulosti při schvalování dokladů v papírové podobě potýkali s obtížným dohledáním, kde a v jakém stavu se faktura nachází.

Důsledkem byla častá dodatečná komunikace s dodavateli nebo uvnitř firmy. Po nasazení iNVOiCE FLOW klesly počty dotazů k dokladům desetinásobně a počet faktur, které společnost platí po splatnosti, je o 75 % nižší. Další podrobnosti najdete v případové studii.

O iNVOiCE FLOW se dozvíte více na bezplatném on-line webináři. Celou službu vám podrobně představíme a můžete se rovnou na cokoliv zeptat. Zjistit víc o webináři.

‍