Strach zaměstnanců z digitalizace: firmy musí vyvrátit obavy a ukázat přínosy

Digitalizace ve firmě je velká změna. A zaměstnanci – zejména ti služebně starší – mají z každé velké změny přirozenou obavu. Úkolem vedoucích pracovníků firmy proto je, aby lidem srozumitelně vysvětlili, jak přesně jim digitalizace zjednoduší práci, a zároveň vyvrátili obavy, které s ní zaměstnanci mívají spojené.

Je třeba ukazovat přínosy

Michal Hanáček, COO lékáren Pilulka.cz, vzpomíná na začátky digitalizace ve své firmě takto: „Když nám došel elektronický dodací list, někdo jej musel vytisknout a následně do stejného počítače položku po položce a šarži po šarži přepsat. Bylo to šílené,“ říká. Dnes už to za ně systém EDI dělá automaticky.

Digitalizace ve firmách usnadňuje práci a obvykle automatizuje rutinní činnosti, které nikoho nebaví. Je potřeba, aby firmy svým lidem ukázaly, co budou digitalizovat a co přesně to přinese. Zaměstnanci jsou pak často překvapení a přes počáteční nedůvěru nakonec zjistí, že se jim po novém pracuje lépe.

„Podstatné je, aby firmy digitalizaci vysvětlily srozumitelně. Často se setkáváme s tím, že dodavatelé ani firmy neumějí její přínosy komunikovat tak, aby jim běžný člověk porozuměl,“ říká Lubomír Veselý, CEO ze společnosti GRiT – firmy, která spustila kampaň Praskněte digitální brblinu, ve které se snaží komunikační bariéry v digitalizaci bourat.

Zaučit a hlavně uklidnit

Mnoho zaměstnanců má obavu, že se nové technologie nenaučí ovládat. Proto je nutné se jim ještě před zavedením digitalizace věnovat, vše jim vysvětlit, nebo připravit výukové materiály, ke kterým se mohou kdykoliv vrátit a nemusí mít pocit, že pořád někoho otravují.

Důležité také je, aby firmy na své zaměstnance nevyvíjely tlak, ale naopak je uklidňovaly. Někteří lidé se bojí, že do systému něco špatně zadají a způsobí škodu za spoustu peněz. Tohle lze řešit například pomocí uživatelských oprávnění, kdy vybrané úlohy podléhají schválení nadřízeného.

Odborníci na digitalizaci také doporučují, aby firmy stanovily dobu hájení, po kterou jsou k zaměstnancům shovívavější. Může to být několik týdnů a v případě větších změn i několik měsíců, aby všichni měli dostatek času se s novými technologiemi sžít.

Pomáhají ambasadoři

Aby za projekt digitalizace nekopalo jen nejvyšší vedení, měla by si firma vytipovat své ambasadory – nejčastěji zástupce středního či nižšího managementu – kteří se pro projekt nadchnou a následně své nadšení přenesou i na nejbližší podřízené.

Zaměstnanci mají k nižším manažerům přirozeně větší důvěru, navíc jsou s nimi v mnohem častějším kontaktu než například s technickým ředitelem celé společnosti.

Určité procento lidí odejde vždy

I když uděláte vše správně, téměř vždy se ve firmě najdou lidé, kteří digitalizaci nezkousnou a nakonec odejdou. Často se nicméně může jednat o méně výkonné zaměstnance, kteří se v původním systému záměrně schovávali, aby na ně nebylo vidět. Pokud takoví z firmy odejdou, obvykle to bývá ku prospěchu.