Firmy, které byly zvyklé schvalovat faktury ručně, stojí kvůli koronavirové krizi před zásadní překážkou. Z podstaty práce mohou zaměstnance poslat na home office, ale kvůli nastavení procesů nemají jak schvalovat faktury. Abychom jim pomohli situaci ustát, vyvinuli jsme novou verzi systému pro schvalování faktur iNVOiCE FLOW LITE a nabízíme ji na tři měsíce zdarma.

Koronavirová krize ve velkém zasáhla firmy, jejichž interní procesy jsou závislé na fyzickém kontaktu zaměstnanců a ručním zpracování dokumentů. Účetní a asistenti už nemohou kvůli fakturám obíhat s papírem v ruce jednotlivé manažery, protože nejsou pod jednou střechou a často ani ve stejném městě.

Problém nastane i v případě, že firmy sice schvalují dokumenty elektronicky, ale pomocí lokálního on-premise systému. Zaměstnanci z domova nemají do systému přístup, a proto nemohou schvalovat, pokud zaměstnavatel rychle nepřijde s nouzovým řešením, třeba ve formě VPN. Pokud navíc firmám v důsledku nouzového stavu vzroste poptávka, může jejich schvalovací systém zkolabovat.

Cloudové služby zachraňují firmy

Nejsnazším řešením těchto situací jsou cloudové služby pro on-line schvalování dokumentů. Zaměstnanci se na ně přihlásí ze služebních notebooků či smartphonů a mohou schvalovat faktury z domova, z dovolené nebo fronty v obchodě. Nasazení je jednoduché a firmy na nový způsob schvalování pohodlně přejdou ze dne na den.  

Je to jako přejít z posílání papírových dopisů na e-mailovou schránku. Nejen že si na systém rychle zvyknete a umožní vám pracovat na dálku, ale také si samotný proces vyřizování a schvalování faktur urychlíte a omezíte tak placení po splatnosti.

V nástroji iNVOiCE FLOW LITE je schvalování přehledné a vždy víte, kdo má danou fakturu na stole. Funguje to takto:

1.

Nahrajete
fakturu
do aplikace

2.

Doplníte
údaje
(např. středisko)

3.

Přidělíte
fakturu
schvalovateli

4.

Schvalovatel
dostane
upozornění e-mailem

5.

Schvalovatel
fakturu schválí
odkudkoliv,
kde je internet

6.

Schválenou
fakturu obratem
zaúčtujete do
svého ERP/IS

Díky systému pro on-line schvalování také získáte přehled nad všemi fakturami v reálném čase. Pokud některá faktura dlouho stojí, rychle dohledáte, kdo ji má zrovna „na stole”.  

iNVOiCE FLOW do každé firmy zdarma

Abychom firmám v nelehké situaci pomohli co nejrychleji, vyvinuli jsme menší verzi iNVOiCE FLOW a pojmenovali ji iNVOiCE FLOW LITE. Ta obsahuje pouze nezbytné funkce pro vzdálené schvalování faktur a lze s ní začít hned po registraci. Počet uživatelů je neomezený, takže ho využijí všichni fakturanti, schvalovatelé i účetní. Pokud má firma například více poboček nebo prodejen, každá si založí svoje účty a schvaluje doklady zvlášť.

Každý schvalovatel má přitom vlastní účet a dostává automatická upozornění, pokud mu někdo přiřadí doklad ke schválení. Stejně je možné sledovat historii, tedy kdo, kdy nebo jak s dokladem nakládal.

Nástroj nabízíme na 3 měsíce zdarma. Po přečkání koronavirové krize můžete přejít na plnou verzi, nebo se bez závazků vrátit k původně nastaveným procesům. Žádný háček v tom není, při registraci neuvádíte číslo karty ani se k ničemu nezavazujete.

Z verze LITE můžete později přejít na plnou verzi iNVOiCE FLOW, která má další užitečné funkce pro zrychlení procesu schvalování, například:

• pomocí umělé inteligence automaticky vyčítá údaje z faktury a přepisuje je do IS/ERP (bez ohledu na formát, ve kterém do firmy přijdou),
• umožňuje důvěryhodnou archivaci faktur,
• podporuje opakované platby,
• pracuje s přílohami ve fakturách
• a další.

Máte zájem o nástroj pro on-line schvalování faktur zdarma? Stačí vyplnit jeden jednoduchý formulář.

Chci iNVOiCE FLOW LITE

‍