Přemýšlíte, do čeho investovat? Digitalizace vám dlouhodobě sníží firemní náklady

Podle našeho průzkumu z března 2023 chce 59 % českých firem investovat do technologií s rychlou návratností, aby snížily svoje náklady. Pokud i vy přemýšlíte, do jakých technologií na konci fiskálního roku investovat, nebo na co si do příštího roku naplánovat rozpočet, inspirujte se v článku. Popsali jsme 5 častých problémů, kterých se firmy díky digitalizaci zbavují a šetří tak stovky tisíc až miliony Kč ročně.

1. Dlouhé hodiny ručního přepisování dokladů

Firmy, které dostávají doklady e-mailem, poštou nebo přes WhatsApp, tráví desítky hodin měsíčně jejich přepisováním do účetního nebo ERP systému. To je úmorná práce, kvůli které vznikají chyby. Přepisování stojí firmy až stovky hodin práce měsíčně dle objemu dokladů. Automatizací této činnosti tak ušetří až miliony korun ročně.

Existuje více způsobů, jak se přepisování zbavit. Firmy s velkým množstvím dodavatelů a objemem faktur implementují EDI – technologii pro elektronickou výměnu objednávek, dodacích listů nebo faktur ve strukturovaném formátu. Díky EDI se mimo jiné údaje z dokladů automaticky přepíšou do podnikového systému. 

Například internetový obchod Muziker ušetřil po zavedení EDI desítky hodin měsíčně.

Firmy používají EDI především pro výměnu dokladů spojených se zbožím. Na ostatní přijaté faktury využívají nástroje pro vytěžení údajů. Ty z přijatých dokladů v e-mailové schránce automaticky vyčtou data a přichystají je k vložení do informačního systému. Zaměstnanec jen zkontroluje správnost údajů a schválí je.

2. Pomalé schvalování dokladů a ztráta dokumentů

Dorazila velká faktura od dodavatele, což v některých firmách znamená, že zaměstnanec (typicky fakturant) s dokladem obíhá tři manažery ve firmě a vyžaduje od nich schválení a podpis. Pokud se to děje pravidelně, vzniká chaos. Faktury dlouhé dny leží na stolech nebo se v průběhu schvalování ztrácí a nedorazí na účtárnu. Dodavatelé posílají upomínky a lidé místo práce řeší problémy, takže firma ztrácí peníze a komplikuje si cashflow.

Fyzické schvalování dokladů lze nahradit jednoduchými nástroji pro elektronické schvalování ve webovém prohlížeči. V systému si nastavíte schvalovací procesy pro různé typy dokladů (například podle částky), a jakmile dorazí faktura, systém ji předá prvnímu schvalovateli. Tomu přijde notifikace na e-mail, fakturu si rozklikne a jedním tlačítkem schválí, čímž ji odešle na dalšího schvalovatele v pořadí. Vše probíhá rychleji, přehledněji a doklady se neztrácí.

Podobné řešení používají například v JABLOTRON ALARMS, kde schvalovací proces zkrátili ze dnů na hodiny.

3. Regály plné papírových dokladů a vysoké náklady na tisk

Doklady vám chodí elektronicky, ale následně si je vytisknete a založíte do šanonů. Pokud tímto způsobem řešíte desítky nebo stovky dokladů denně, přidáváte si práci a zbytečně utrácíte za papír, tisk a případně i regály a prostory pro skladování dokladů. Ve velkých firmách mohou tyto náklady vyšplhat do desítek tisíc korun měsíčně.

Spousta nástrojů od ERP systémů přes EDI po nástroje pro elektronické schvalování dnes umožňuje bezpečnou elektronickou archivaci dokladů, která je v souladu s legislativou. Pokud navíc doklady evidujete elektronicky, dohledáte si pomocí filtrů do minuty libovolný doklad a nemusíte kvůli němu listovat v šanonech.

4. Pomalé vychystávání objednávek

Sklad je místo, kde má digitalizace obrovský dopad na náklady a efektivitu práce. Typický scénář vypadá takto: Každé ráno si skladníci vytisknou objednávky, postupně odbavují položku po položce a po skladu se zbytečně nachodí –⁠ takzvaně houbaří.

Rozmístění zboží často skladníci evidují pouze ve své hlavě, takže když onemocní nebo odejdou z firmy, musí se noví skladníci zdlouhavě zaučovat. Tento režim může fungovat v malých skladech, ale pokud se firma rozroste nebo přijde špička, musí najímat další a další skladníky, nebo zavést chytřejší řešení.

Pro zefektivnění expedice využívají sklady čtečky čárových kódů a řízené sklady neboli WMS. Vychystávání probíhá tak, že skladníkům do čteček nebo smartphonů chodí objednávky, které postupně odbavují. WMS je pomocí navigace navádí ke správnému zboží a umožní jim vychystávat klidně několik objednávek naráz. Díky těmto procesům odbavují skladníci objednávky několikanásobně rychleji. Firmy tak šetří úvazky ve skladu, což jsou náklady v desítkách tisíc měsíčně.

5. Vysoká chybovost ve skladu

Když skladníci vyřizují objednávky a hledají mezi stejnými mikinami tu správnou velikost, snadno udělají chybu – a řešení každé chyby přidává práci navíc. 

I v tomto případě pomáhá zmíněné WMS. Skladníky pomocí čtečky navede ke zboží z objednávky a po načtení čárového kódu potvrdí, že skladník sáhl po správném kusu. Systém tak téměř neumožňuje udělat chybu a firmám, které ho zavedly, obvykle klesne chybovost ve skladu pod 1 %.

Tento typ řešení zavedl například e-shop s barefoot obuví Bosonožka, který díky němu zrychlil vyřizování vratek o 65 %.

Jak s investicí do digitalizace začít

Chcete-li investovat do zmíněných technologií a nespálit se, ozvěte se nám. Digitalizaci jsme úspěšně nakopli ve stovkách českých firem a rádi pomůžeme i vám.