Podcast: O rebrandingu, interním marketingu a automatizaci dokladů

Jak to chodí v B2B marketingu IT firmy vyvíjející informační systémy? Co obnáší rebranding společnosti a před jaké výzvy staví zaměstnance? A co že to je vlastně ta automatizace toku dokladů, zboží a peněz? Nejen o tom se rozpovídala naše marketingová manažerka Zuzana Lazarová v novém podcastu AUDIRO #5 Filipa Štrocha ze společnosti Fistro.

Přečtěte si ukázku rozhovoru níže nebo poslechněte celý podcast prostřednictvím některého z odkazů.

>Poslechnout si podcast on-line<

Zuzko, zkuste nám v krátkosti vysvětlit, jak jste se dostala k tomu, co děláte?

Řekla bych, že B2B markeťačkou jsem se tak jako většina stala souhrou náhod. Původně jsem externě pomáhala s tabulkami a zajištěním seminářů. Jak šel čas dál, hledala jsem uplatnění v oboru, který jsem původně vystudovala. Nakonec ale přišla nabídka od tehdejšího šéfa marketingu přímo z GRiTu s tím, že pokud mě obor alespoň trochu zajímá, tak si mě zaškolí. A dnes je to už 8 let.

Povězte nám, čím konkrétně se GRiT zabývá a pro koho je to zajímavé?

Především lze říct, že se jedná o firmu poskytující cloudové řešení – software orientovaný na dodavatelsko-odběratelský řetězec, tedy řešení pro firmy, které potřebují řešit tok dokladů, zboží a peněz. Jedná se především o firmy z oblasti e-commerce, stavebnin, elektro, tedy jde o větší obchodní firmy a dodavatele takovýchto řetězců. Zde se zaměřujeme na automatizaci vnitrofiremních procesů, která firmám umožňuje věnovat se vlastnímu byznysu bez nutnosti ztrácet energii rutinní činností, což jim v konečném důsledku ušetří čas nebo peníze.

Pod pojmem automatizace toku dokladů si lze představit nahrazování dodacích listů, faktur, objednávek a dalších dokladů v listinné podobě automatickými řešeními na elektronické bázi. Odpadá tu tak potřeba tištění, odesílání a dalšího zpracování papírových dokladů, což celý proces zrychluje, zefektivňuje a zlevňuje. Díky tomu, že zde odpadá potřeba manuálního zpracování dokumentace, lze tímto způsobem ušetřit jak na personálním zajištění, tak i na době, kterou by jinak byrokracie související s tímto procesem obnášela. Lze tím zrychlit i logistiku a dodání zboží. Usnadňuje se tak kontrola.

A co personální obsazení Vaší společnosti? Kdo se o klienty stará?

Celkově je nás na firmě zhruba osmdesát až sto. Co se týče našeho oddělení, jde o pět markeťáků, majících rovněž náležité znalosti nabízeného produktu. Jedná se tu tedy o produktové markeťáky se specializací i na další specifické marketingové činnosti. Naprostou většinu práce zastaneme interně, ale spolupracujeme i s externími agenturami, především co se týče grafiky. Marketingové kampaně si ale děláme sami.

Na jaké aktivity se v marketingu v současnosti zaměřujete?

Kromě oprášení některých aktivit na sociálních sítích se aktuálně sází hlavně na webové stránky. Web firmy je v současnosti skutečně rozsáhlý a nabízí jak četné informační texty, tak i formuláře pro sběr leadů. On-line komunikace se zákazníky dnes převládá nad metodami, které tu byly dříve, jako jsou například odborné semináře. Snažíme se komunikaci automatizovat a používáme některé metody lead scoringu. Měří se přitom jak úspěšnost e-mailů, tak i počty stažení, na jejichž základě se posléze s dotyčnými zájemci pracuje. Samozřejmě tu však mohou zájemci i poptávat tradičním způsobem a s takovými se pak pracuje na základě jimi projevených přání.

A jaké produkty že se konkrétně nabízejí?

Jedná se o nástroje, které umožňují ve firmě automatizovat některé procesy, digitalizovat. Co se týká automatizace toku dokladů, každý z podnikatelů má nějaký ten vnitropodnikový systém, který se případ od případu liší. Což znamená potřebu přenášet data z jednoho systému do systému druhého. Tady figurujeme jako jakýsi překladač, který umožňuje vzájemné předávání dat ve formátu, který umí druhá strana přečíst bez chyb. Což pochopitelně zjednodušuje, zefektivňuje a zrychluje celý tento proces. Zejména ze strany velkých odběratelů jsou pak tyto nástroje přímo vyžadovány, a to proto, že tito mají značný počet dodavatelů a komunikace s různými systémy, jež tito dodavatelé mohou používat, by byla značně obtížná, nebylo by to možné zpracovávat neautomaticky. A dodavatel, jenž už podobný systém zavedený má, ho může snadno uplatnit i při komunikaci s jinými odběrateli.

A jak funguje automatizace zpracování přijatých faktur?

Doklady týkající se zboží se tu vyměňují mezi dodavatelem a odběratelem a nabízený produkt umožňuje zpracovávat i režijní faktury bez čárových kódů, jichž je ve firmách značné množství. Tyto se mohou týkat například pronájmu budov, telefonních služeb a podobně. A automatizovat tu lze tedy i nestrukturovaná data. Systém získá s pomocí robota informace z PDF, Excelu i jiné formy dokladu, a předá jej automaticky do podnikového systému. Zpočátku je tu potřeba jisté kontroly tohoto zpracování, ovšem zmíněný robot se postupně učí, zdokonaluje se a zbavuje možných počátečních chyb. Takto vytěžené faktury pak přejdou do schvalovacího procesu, který je pak velmi zjednodušený převážně v případech, kdy se na jejich notifikaci podílí ve velkých firmách více osob. Namísto obíhání kanceláří stačí takový dokument příslušnému zaměstnanci v elektronické formě odkliknout a poslat dál.

Pro koho je tato nabídka zajímavá?

Zajímavé to může být pro kohokoliv, kdo je nucen spravovat větší množství dokladů. Což se může týkat klidně i firem s jediným zaměstnancem. Stejně tak pomůžou nabízené nástroje i velkým firmám, účetním společnostem apod.

A jak je to se zrychlením splatnosti faktur?

Díky této službě se dostane faktura do aukce, v níž ji zaplatí investoři a dodavatel tak dostane do tří dnů peníze, jež lze použít k dalším aktivitám, jež by nebyly z finančních důvodů možné při klasické lhůtě splatnosti faktur. Což může přijít vhod leckomu, a to i vzhledem k tomu, nakolik je tato možnost uživatelsky jednoduchá.

A může tuto možnost využít i exportní firma, dodávající své zboží na zahraniční trhy?

Ano. Jedná se o určitou formu faktoringu, v níž nejsou v tomto ohledu nějaká omezení.

A co automatizace toku zboží?

Skladovým řešením v nějaké podobě se firma věnuje od samého počátku. A dnes tuto automatizaci pokrývá v portfoliu cloudový skladový systém vhodný jak pro malé, tak i pro větší firmy, zejména pro e-shopy mající třeba i relativně malé sklady, ovšem s větším množstvím položek. Řeší se tu vše: od pořádku ve skladu a přehledu o tom, co kde leží, až po daleko náročnější požadavky velkých firem. GRiT poskytuje poradenství v tom, co vše se zde může nabízet. Tento systém lze propojit i s fakturací a systémy, jež dotyčný uživatel používá.

A jak je to s bezpečností? Je lepší mít vlastní server nebo používat cloudové úložiště?

Cloudové úložiště je jednoznačně bezpečnější. Obecně jsou cloudy spravovány lepšími odborníky, jejichž služby by si jednotlivci s vlastními servery nemohli dovolit. Stejně jako je i pořízení si vlastních serverů jednotlivými firmami mnohem dražší záležitostí, což si mnohé začínající malé firmy prostě nemůžou dovolit.

Jaké jsou Vaše zkušenosti s reakcí českých firem na inovace a digitalizaci?

Tato reakce je zřejmě největší brzdou rozvoje. Mnozí lidé pracují ze setrvačnosti s vžitými způsoby, mají určité obavy a necítí potřebu změny, přechodu k automatizaci a digitalizaci.

A co s tím můžeme dělat? Co považujete za aktuální výzvu na B2B trzích v Česku?

Myslím, si že je to opravdu především o erudici, nachytřování lidí. Nemyslím si, že by firmy na to nebyly technologicky nebo procesně připravené. Bylo by vhodné větší propojení firem zaměřených na osvětu, aby se podobné záležitosti dostaly do hlav lidí. To není záležitostí jedné firmy a jednoho člověka. A lze kvitovat s povděkem, že na českém trhu existují firmy, které se dokážou na šíření osvěty podílet.

‍

‍