Papírové faktury ohrožují byznys: proč v nejisté době přejít na elektronickou fakturaci

Posílání papírových faktur je dnes již přežitek, který stojí firmy zbytečné náklady a bere zaměstnancům čas. V současné době, kdy firmy bojují s následky koronaviru, vylézají bolesti papírových procesů ještě víc na povrch. Ohrožují cashflow, zdraví zaměstnanců a obecně chod celé firmy. Shrneme vám největší problémy papírových faktur a poradíme, jak je rychle vyřešit digitálně.

Náklady a zdraví

Většina firem a podnikatelů v Česku si už na elektronické podávání faktur zvykla a posílá je například e-mailem v PDF. Stále jsou ale tací, kteří upřednostňují papír a Českou poštu. U nás v GRiTu například posíláme faktury poštou téměř pětině zákazníků.

Ruční vyřizování faktur a posílání poštou přitom zbytečně zatěžuje odesílatele i příjemce. Proto si papírovými fakturami mohou firmy u obchodních partnerů kazit reputaci.

Odesílání papírových faktur je navíc nákladné. Papír i tisk stojí peníze a jedna odeslaná faktura vyjde na 26 Kč poštovného. Podle velikosti firmy přijdou náklady na papírové fakturování klidně na statisíce ročně, náklady na elektronickou fakturu jsou přitom násobně nižší.

Posílání papírových faktur také zkomplikovala koronavirová krize. Administrativní pracovníci, kteří papírové faktury odesílali, často přešli na home office a jejich nadřízení musí hledat pro odesílání faktur plán B. Pokud zaměstnavatelé kvůli papírovým fakturám pracovníky na home office nepustili a asistenti musí s papírovými fakturami stále na poštu, zbytečně hazardují se zdravím.

Podle legislativy je přitom elektronická faktura splňující všechny požadované náležitosti rovná té papírové.

Chaos v cashflow

Nejen v době nouzového stavu papírové fakturování podstatně brzdí odběratelsko-dodavatelský řetězec. Pokud dodavateli stoupne poptávka a počet objednávek (například aktuálně dodavatelům potravin nebo toaletního papíru), znamená to pro něj i více faktur a pohledávek. Přehled nad fakturací, tedy nad tokem peněz, přitom hraje v udržení byznysu důležitou roli.

Zvýšená poptávka je sice pro byznys radostí, ale kvůli pomalému vyřizování faktur může mít firma spoustu peněz na cestě, ale na účtu reálně žádné. To ji může dohnat až k úvěru, který firmě zbytečně ukrojí zisk. Pro všechny dodavatele je důležité mít nad fakturací přehled a dostat faktury k odběratelům co nejdříve.

Se zkracováním splatnosti faktur sice pomůžou služby jako například Roger, ale v kombinaci s přechodem na elektronickou fakturaci jsou ještě efektivnější.

V únoru 2020 situaci s papírovými fakturami zkomplikovalo také dvourychlostní doručování, které zavedla Česká pošta. V prioritním režimu stojí jedno psaní 26 Kč a pošta ho doručí do druhého dne. V levnějším ekonomickém režimu stojí 19 Kč a pošta ho doručí klidně až za 3 dny.

Někteří podnikatelé se kvůli ušetření uchylují při odesílání faktur k ekonomickému režimu, což termín doručení ještě více oddálí a tok peněz se na obou stranách ještě více zneprůhlední. Tato únorová novinka může navíc ovlivnit vnímání doručování faktur s ohledem na běžící splatnost ode dne vystavení faktury.

ORiON e-Fakturace vás papírů zbaví

Všech výše zmíněných potíží se zbavíte během jednoho dne, když přejdete na elektronickou fakturaci. K té není potřeba nic jiného, než když fakturu vyexportujete například v PDF a odešlete ji obchodnímu partnerovi e-mailem. Náš nástroj ORiON e-Fakturace vám celý proces ještě víc usnadní.

Fakturu vystavíte v informačním systému, jak jste zvyklí. ORiON poté vygeneruje daňové doklady, elektronicky je podepíše a automaticky je odešle na e-maily příjemců faktur. Vše během minuty bez jediného mililitru inkoustu a bez návštěvy pošty.

Důležitý rozdíl mezi ORiONem a klasickým posílám PDF faktur v e-mailu je funkce Důvěryhodný elektronický archiv, která faktury bezpečně archivuje a umožní jednoduše prokázat původ a pravost originálů elektronických dokumentů. Zajistí vše potřebné k tomu, aby elektronická fakturace splňovala legislativní podmínky po celou dobu 11 let, po které musí firmy faktury archivovat.

Pořízení ORiON eFakturace se rychle projeví i na vašem účtu. Například firmě Schneider Electric se investice do ORiONu vrátila po 3 měsících a za rok díky němu ušetřili 1 milion Kč.

Pomozte sobě i nám

Pokud jste naši zákazníci a stále patříte mezi ty, kterým odesíláme faktury papírově, prosíme vás o souhlas se zasíláním elektronických faktur. Ušetříte čas, peníze a zdraví nejen sobě, ale také nám a naší asistentce Veronice, která s fakturami pravidelně chodí na poštu. Žádost o souhlas jsme vám v dubnu poslali e-mailem. Děkujeme, vážíme si toho.

Věříme, že s elektronickou fakturací váš byznys náročné období úspěšně přečká.

‍