Nepravidelné inventury i občasné krádeže: proč firmy stále ztrácejí majetek a jak to řešit

Nepořádek v majetku trápí firmy po celém světě. Například podle výzkumu společnosti Telsyte se australským firmám za rok průměrně ztratí majetek v hodnotě 4,3 miliardy dolarů, což je jako ztratit 3 miliony počítačů. Firmy by si měly uvědomit, proč ke ztrátám dochází a jak jejich počet snížit. Každá ztracená věc totiž stojí peníze a přidává lidem práci. V článku vám představíme nejčastější důvody, proč firmy majetek ztrácí, a jak se těmto situacím vyhýbají pomocí moderních technologií a procesů.

1. Nepravidelné inventury a zastaralé postupy

Spousta firem stále provádí inventury postaru. Vytisknou si seznam zboží či majetku a chodí regál od regálu či kancelář od kanceláře, kontrolují věci očima a tužkou odškrtávají. To může fungovat v malé kancelářské firmě. Pokud ale firma prodává zboží, skladuje nářadí nebo provozuje výrobu, inventura se protahuje a zvyšuje se riziko, že zaměstnanci udělají chybu.

Protože ruční inventura zastaví na několik dní až týdnů část firmy, mají společnosti tendence ji odkládat. A s každou odloženou inventurou roste riziko, že se mezitím majetek ztratí.

Pracné inventury si dnes firmy usnadňují technologiemi. Například v e-shopu s barefoot obuví Bosonožka zabrala dříve ruční inventura 30 000 párů bot měsíc. Po zavedení čteček čárových kódů napojených na skladový systém vyřídí inventuru za 2 dny. Zaměstnanci prochází sklad se čtečkami, které je po skladu navigují, načítají všechny kódy a systém pak zboží páruje se zásobami v softwaru.

Tyto technologie se stále častěji využívají i při inventurách jiného majetku než zboží. Firmy například přidělují čárové kódy nářadí nebo kancelářskému vybavení a během inventur jen chodí s chytrým telefonem a kódy načítají.

2. Špatná nebo neexistující evidence

Mnohé firmy evidují svůj majetek pouze ve formě účetní evidence, kterou jim v rámci daňové evidence nebo účetnictví přikazuje zákon. Jenže ta slouží pouze pro daňové účely a přehled o majetku udržuje minimálně.

Účetní evidence majetku neobsahuje například:

• aktuální umístění,
• historii používání,
• servisní historii
• nebo datum exspirace.

V důsledku toho sice firmy mají představu, co za majetek vlastní. Ale netuší, kde se reálně nachází a co se s ním za uplynulé roky dělo. Že se majetek ztratil, pak v lepším případě odhalí při inventuře, v horším ve chvíli, kdy ho potřebují.

Firmy, které chtějí mít v majetku přehled, řeší evidenci například tak, že každému kusu přiřadí evidenční číslo a v tabulce při každé změně stavu zapíšou, kdo zrovna předmět používá nebo kde se nachází. Některé firmy evidenci automatizují tím, že šanony, nářadí, židle a další majetek označují čárovými kódy, které načtou mobilem nebo čtečkou propojenou s evidenčním systémem.

Výhodou je, že tato řešení jsou uplatnitelná ve většině oborů. Takto ho například využívají v účetní kanceláři: „Někteří klienti nám stále doručují dokumenty v papírové podobě. Po jejich digitalizaci a ukončení účetního období tyto papírové dokumenty přesouváme do archivu. Na jeho správu používáme jednoduchý software, kde každý archivní box má svůj čárový kód i vlastní pozici. Přesně víme, kdy archivní box vznikl, kde je umístěný a jak s ním bylo manipulováno,“ říká Milan Bančanský, IT ředitel z účetní a daňové kanceláře ASB Czech Republic.

3. Časté používání bez jasných pravidel

Majetek se hodně ztrácí tam, kde často koluje z ruky do ruky. Může jít třeba o servis, který půjčuje zákazníkům elektroniku, nebo o stavební firmu, kde si za měsíc předají sbíječku desítky dělníků. Pokud taková firma nemá jasně nastavené procesy pro předávání majetku, ztrácí nad ním přehled. Zaměstnanci věci odkládají, kde se jim to zrovna hodí, a chaos se rozrůstá.

Menší firmy řeší kolování majetku excelovou tabulkou, větší mají pro tyto účely specializované funkce v informačních systémech. Nejnovějším trendem jsou pak cloudové nástroje s mobilními zařízeními.

Například ve zmíněných stavebních firmách je dnes běžné, že dělníci mají v mobilu aplikace, kterými načtou čárový kód u nářadí ve skladu. V aplikaci se zaeviduje, kdo a kdy si nástroj vypůjčil, a všichni tak mají přehled, kde se které nářadí zrovna nachází. A pokud se ztratí, vedoucí rychle dohledá, kdo ho měl u sebe naposledy.

Stejné metody lze uplatnit nejen u pracovníků v terénu, ale například u kancelářských zaměstnanců na home office, kteří si půjčují pracovní výbavu domů.

4. Krádeže

Některý majetek se ztratí omylem, jiný se „ztratí“ tím, že si ho ve chvíli nepozornosti přivlastní zaměstnanec, zákazník nebo třeba náhodný kolemjdoucí. Je to citlivé téma, ale děje se to často – a dít se to bude, i když budete mít sebepokročilejší systém pro evidenci majetku.

Rozdíl je ten, že s technologiemi pro evidenci majetku firma snadněji dopátrá, jak ke krádeži došlo, a zvýší svou šanci na odškodnění, nebo ještě lépe potenciálního zločince odradí.

Řešení krádeže pak vypadá tak, že:

• vedoucí v evidenci dohledá, kde bylo nářadí viděno naposledy nebo kdo ho měl u sebe,
• nahlédne na kamerové záznamy nebo vyzpovídá dotyčného, který měl věc u sebe,
• u dražšího majetku opatřeného trackovacím zařízením rovnou dohledá, kde se aktuálně nachází,
• a díky tomu, že všichni ve firmě o této evidenci ví, odradí část potenciálních zlodějů.

Technologie pro sledování majetku samozřejmě krádežím samy o sobě nezabrání. Firmy by měly investovat také do zabezpečení provozovny, kamerových systémů a dalších bezpečnostních opatření.

Nechte si poradit, jak s chytrou evidencí majetku začít

V zahraničí je sledování majetku neboli asset tracking běžná věc, v Česku zatím tolik rozšířené není. Tyto nástroje přitom na českém trhu dostupné jsou – včetně jednoduchých cloudových aplikací, které jsou levnější než například účetní systémy a lze je nasadit v řádu hodin.

Pokud také chcete přehledně evidovat a sledovat svůj majetek, ozvěte se nám. Zmíněná řešení jsme implementovali v desítkách malých i velkých českých firem. Nezávazně s vámi probereme vaše požadavky na chytrou evidenci majetku a pomůžeme vám najít vhodné technologie.