Největší obavy účetních (kanceláří) z digitalizace a automatizace

Ačkoliv na trhu existují softwarová řešení pro kompletní digitalizaci a částečnou automatizaci příjmu faktur nebo celé obchodní komunikace, mnohé účetní a fakturantky stále raději pracují s papírem a data z dokladů ručně přepisuji do účetních systémů. Proč tomu tak je a jak to změnit?

Firma, která chce digitalizovat a zčásti automatizovat obchodní komunikaci, má několik možností. OCR (optické rozpoznávání znaků) nebo formát pro elektronickou fakturaci ISDOC jsou dnes spíše překonané, účetní a účetní kanceláře však mají na výběr pokročilý vytěžovací software (například iNVOiCE FLOW) nebo mezinárodní standard pro elektronickou komunikaci EDI.

Tato řešení do velké míry automatizují příjem, schvalování a zpracování faktur a v případě EDI dokonce digitalizují tok objednávek nebo dodacích listů. Firmám taková automatizace ušetří desítky (až stovky) hodin práce účetní či fakturantky každý měsíc. Proč se těmto nástrojům společnosti i přesto vyhýbají?

Strach z něčeho nového

Mnohé účetní a fakturantky mají desítky let zajetý postup – každou přijatou fakturu z e-mailu vytisknou, zkontrolují, nechají schválit u nadřízeného, proplatí a ručně přepíšou do účetního systému. Této zažité praxe se nechtějí vzdát a případné změny se bojí.

Jakkoliv je tato obava pochopitelná, účetní v takovém případě dělají nekvalifikovanou rutinní práci, kterou dnes s násobně vyšší rychlostí a nižší chybovostí zvládne i software. Problém je o to palčivější u rostoucích firem, které s vyšším počtem objednávek vyřizují čím dál více dokladů a bují jim administrativa. Existují pak firmy, ve kterých je zaměstnáno několik brigádníků čistě na zpracování faktur.

Praxe přitom ukazuje, že účetní a fakturantky si na software velmi rychle zvyknou a časem si jej pochvalují. Jeho obsluha nevyžaduje žádné IT znalosti a lidé z účtáren se mohou věnovat sofistikovanější a kreativnější činnosti. Je úlohou manažerů a majitelů firem, aby pro své lidi našli smysluplnější využití a změnu náplně práce s nimi diskutovali.

Strach ze ztráty zaměstnání

Pokud část práce fakturantky nahradí software, vyvolává to v lidech přirozenou obavu, zda nepřijdou o práci.

I tato obava je legitimní, nicméně v praxi se nepotvrzuje. Například podle zkušeností společnosti GRiT, která vytěžovací software nebo EDI nasadila do stovek firem, k propouštění nedochází. „Párkrát se nám stalo, že daná firma například přestala využívat brigádníky během sezónních špiček, kmenové zaměstnance ale nikdo nepropouští,“ uvádí obchodní konzultant GRiTu Pavel Janyška.

Nedůvěra v software

Velmi častá je obava, že vytěžovací software nepřečte údaje z faktury správně nebo že se doklady budou ztrácet. Účetní chtějí mít celý proces plně pod svou kontrolou.

U vytěžování faktur je opravdu vhodná dodatečná kontrola, která nicméně zabere jen zlomek času než opis celé faktury. Pokročilý vytěžovací software se navíc sám učí a je stále přesnější, takže ruční kontrola se časem stává spíše formalitou.

Ztráta nebo zapadnutí některého z dokladů je takřka nemožná, účetní u každého dokladu vidí celou jeho historii (tzv. auditní stopu) a má nad ním naopak větší přehled, než když si doklady tiskne nebo přeposílá e-mailem. Systémy navíc často nabízí automatické notifikace, pokud doklad například dlouho někde stojí.

Potřeba mít vše papírově

V České republice je stále zakořeněná představa, že doklady je nutné archivovat papírově. Ve skutečnosti jsou si papírové a elektronické dokumenty rovnocenné, pokud firmy zajistí věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost elektronických dokumentů v celém jejich životním cyklu.

Například EDI toto řeší pomocí šifrování dokladů a evidenci celé auditní stopy, vytěžovací software často uchovává původní e-mail s dokladem přesně ve tvaru, ve kterém byl přijat, a bezpečnost záznamu následně zajišťuje pomocí auditní stopy a logu všech zásahů nad souborem.

Díky elektronickému archivu následně zcela odpadá potřeba skladovacích prostor a vyhledávání je navíc mnohem rychlejší – kterýkoliv doklad v elektronickému archivu najdete za několik sekund.

Dodavatelé nebo klienti chtějí posílat faktury papírově

Digitalizaci někdy ztěžují také klienti a obchodní partneři, kteří posílají papírové faktury poštou. I takové případy jsou však řešitelné – vytěžovací software si poradí například s nafocenými fakturami na mobil ve formátu JPG, takže stačí, když partneři svoje faktury posílají jako obrázek, nebo si je nafotíte a vložíte do systému sami.

V případě EDI je situace odlišná, jelikož jej musí mít obě strany. Pro malé dodavatele ale existují velmi levná webEDI řešení, která slouží čistě k příjmu objednávek či vystavování faktur a nevyžadují integraci s informačním systémem.

I když se navíc nepodaří k elektronické komunikaci přimět všechny obchodní partnery, často je pro firmu výhodné, když digitalizuje obchodní komunikaci alespoň s některými z nich a postupně jejich podíl navyšuje.

Publikováno na www.du.cz

‍