Muziker zavádí elektronickou výměnu dokladů, ušetří díky tomu desítky hodin práce

Internetový obchod s volnočasovým zbožím Muziker je další velký e-shop, který následuje trend automatizace a snižování provozních nákladů. Přešel na elektronickou výměnu dokladů (EDI), pomocí které si s velkými dodavateli vyměňuje objednávky, dodací listy nebo faktury. Po zapojení zahraničních dodavatelů očekává, že díky této technologii ušetří několik pracovních úvazků.

Technologie ze supermarketů pronikly mezi e-shopy

EDI slouží k výměně dokladů mezi obchodními partnery bez nutnosti ručního přepisování dat do informačních systémů. Standardem je zejména mezi supermarkety nebo velkými obchodními řetězci z rychloobrátkového segmentu, v posledních letech však proniká i mezi e-shopy.

Nasazení EDI v Muzikeru zvažovali několik let. Zlom nakonec přišel zvenčí, když je k zavedení přiměl nový velký dodavatel z Německa.  

„Snažíme se digitalizovat a automatizovat všechny opakující se procesy, které lze delegovat na stroje. Věděli jsme, že zavedení EDI bude nevyhnutelný krok, pokud chceme nadále růst. Požadavek od německého dodavatele nás k tomu finálně popostrčil,“ vysvětluje Izabela Prokopiusová, Purchase Team Leader v Muzikeru.

Snaha zapojit co nejvíce obchodních partnerů

Na EDI přešli v Muzikeru v roce 2021 a od té doby do něj zapojují také své české a slovenské dodavatele. Aby totiž automatická výměna dokladů mohla fungovat, musí řešení zavést obě strany.

„Pro firmy je klíčové, aby se přes EDI propojily nejprve s dodavateli, se kterými si vymění největší množství dokladů. Čím víc dokladů přes EDI zpracují, tím víc času a peněz ušetří,“ říká náš Solution Architect David Reichel.

Muziker díky EDI šetří 80 hodin měsíčně a chce ještě více

„Za dva roky jsme do EDI komunikace zapojili 37 z našich 350 lokálních dodavatelů. To se může zdát málo, ale už nyní díky tomu šetříme zhruba 80 hodin práce měsíčně. Třeba u přijatých faktur zpracujeme přes EDI pětinu. Teď chceme zapojovat naše velké zahraniční dodavatele. Jakmile bude hotovo, ušetří nám to několik pracovních úvazků,“ říká Prokopiusová.

Automatizace toku dokladů je podle Reichela jedna z nejčastějších cest, jak firmy začínají s digitalizací: „V roce 2022 jsme provedli průzkum mezi stovkami českých firem a 60 % nám potvrdilo, že stejně jako Muziker začínali digitalizací nákupního procesu. Tedy elektronickou evidencí a automatickým zpracováním dokladů, jako jsou objednávky, dodací listy nebo faktury,“ říká.

V Muzikeru chtějí s automatizací nadále pokračovat: „Výhledově chceme automatizovat celý objednávkový proces a cenotvorbu tak, aby probíhaly bez zásahu lidské ruky. EDI vnímáme jako důležitý krok na cestě k tomuto cíli,“ shrnuje Prokopiusová.

Celý příběh Muzikeru si můžete přečíst zde. A pokud i vy uvažujete o elektronické výměně dokladů, neváhejte nás kontaktovat.