Lékárna Pilulka ukončí papírové faktury i objednávky, vše jen elektronicky

Konec papírovým fakturám či objednávkám, řekla lékárna Pilulka, která jako technologický guru na farmaceutickém trhu zavedla elektronickou výměnu dokladů EDI a PDK se svými dodavateli. Nyní má už 90 % zapojených obchodních partnerů a cílí na 100 %.

Pilulka spolupracuje s 1 500 dodavateli a každý měsíc si s nimi vymění tisíce dokladů. Aby s tím měla co nejméně starostí, hodlá zpracovávání těchto dokladů kompletně elektronizovat a z velké části automatizovat. S tím jí pomáhají standardy pro elektronickou výměnu dokladů EDI a PDK.

„PDK je na farmaceutickém trhu dlouho etablované. Historicky ho používají nemocnice, lékárny a dodavatelé léčiv, takže jsme ho museli zavést také. Jelikož ale prodáváme i drogerii, kosmetiku nebo výživové doplňky, zavedli jsme navíc EDI. To je univerzálnější, funguje ve všech segmentech a hlavně se používá v zahraničí, takže nám umožňuje elektronicky komunikovat také se zahraničními dodavateli,“ říká provozní ředitel Pilulky, Michal Hanáček.

Doklady přes EDI nebo PDK se posílají ve standardizované, zdánlivě nečitelné podobě. Firmy si tímto způsobem nejčastěji vyměňují objednávky, dodací listy, příjemky nebo faktury. Jelikož na sebe tyto doklady logicky navazují, existují mezi nimi vazby, které umožnují automatické zpracování a kontroly. „Skvělým příkladem je zpracování faktury, kdy informační systém může fakturu automaticky porovnat s příjemkou a zkontrolovat, zda dodavatel fakturuje správné plnění. Stejně tak lze proti objednávce ověřit, zda je na faktuře očekávaná cena. Pokud vše sedí, je doklad automaticky zpracovaný a fakturant nebo účetní do procesu vstupují pouze v případě, kdy automatická kontrola najde rozdíly.“ uvádí David Reichel, produktový manažer ORiON EDI z firmy GRiT, která EDI pomohla v e-commerce rozběhnout.

Součástí EDI je také elektronický archiv dokladů, takže firma, která si přes EDI vyměňuje všechny doklady, pak nemusí žádný doklad tisknout. A to je cíl, ke kterému Pilulka směřuje. „Původně jsme měli v plánu naplnit tento cíl do konce roku 2020, ale vinou pandemie covidu jsme změnili priority. Přesto nyní EDI nebo PDK používá 90 % našich dodavatelů a doufáme, že nejpozději v příštím roce zapojíme i ten zbytek,“ věří Hanáček.

Aby měla Pilulka se zapojováním svých dodavatelů co nejméně práce, pomáhá jí s tím poskytovatel EDI řešení, firma GRiT. „Aby měl odběratel z EDI co největší užitek, musí se do systému zapojit co nejvíce jeho dodavatelů, zejména pak ti největší. S tímto umíme našim klientům pomoci a bereme to jako důležitou součást zavádění EDI. Budeme rádi, pokud se nám u Pilulky podaří zapojit 100 % dodavatelů a firma tak nadobro skoncuje s e-mailovými nebo papírovými objednávkami a fakturami. Věříme totiž, že právě v tom je budoucnost obchodní komunikace,“ zakončuje Reichel.

Pilulka navíc svým dodavatelům díky napojení na EDI pomáhá i s jejich cash flow. Ve spolupráci s fintech společností Roger si její dodavatelé mohou nechat proplatit své faktury již 3 dny po vystavení dokladu. Dostanou tak rychle své peníze, které mohou ihned využít k nákupu dalších zásob a výrobě.

‍