Jak uspět na konkurenčním e-shopovém trhu? Začněte s automatizací rutinních činností

Česká i světová e-commerce roste každý rok dvojciferným tempem a dnes se podílí na obratu retailu asi z 15 %. Odborníci se navíc shodují, že koronavirová krize popularitu on-line nakupování ještě zvýší. Abyste ale ustáli silnější poptávku a nápor nových objednávek, musíte svůj e-shop připravit. Růst obratu s sebou nese i růst nákladů a občas e-shopy zjistí, že i když prodali dvojnásobek zboží, zisk se zvýšil jen nepatrně. Malým i velkým e-shopům s tímto pomůže například automatizace rutinních činností – v účetnictví, administrativě nebo ve skladu.

Ulehčete práci své účetní

Zdlouhavá, rutinní a neskutečně otravná činnost, kterou musí řešit každý e-shop. Příjem a zpracování faktur.

Když vám do firmy přijde faktura, musí ji účetní

⦁ přijmout,
⦁ zaevidovat,
⦁ opatřit “košilkou”,
⦁ schválit u nadřízeného,
⦁ přepsat do podnikového systému,
⦁ proplatit
⦁ a založit do archivu.

Náklady na zpracování jedné faktury se pohybují od 20 do 40 Kč. A protože je to práce extrémně stereotypní, účetní obvykle nebaví a často při ní chybují. Například v Alze účetní chybovali přibližně v 11 % případů – tyto faktury se pak musely opravovat, což stálo další čas navíc.

Dnes už přitom existují nástroje, které proces zjednodušují a automatizují. Například řešení iNVOiCE FLOW sjednocuje příjem všech faktur bez ohledu na to, zda vám dojdou poštou nebo e-mailem. iNVOiCE FLOW fakturu v jakémkoliv formátu přijme, zaeviduje do deníku faktur, pomocí umělé inteligence z ní vyčte (tzv. vytěží) všechny údaje, pošle doklad na schválení a po schválení údaje automaticky zadá do podnikového systému firmy a doklad uloží do elektronického archivu.

Účetní pouze namátkou kontroluje, zda všechny údaje sedí, a řeší jenom nestandardní případy. Odpadá tak obrovské množství rutinní práce a schvalování faktur je navíc rychlejší, protože schvalovatel má k dispozici všechny potřebné údaje o dokladu a nemusí se na nic doptávat. Reálně tak za zpracování dokladu zaplatíte pár korun. A teď si úsporu vynásobte počtem faktur, které měsíčně zpracujete.

Automatizujte práci s doklady

Také patříte mezi ty, kteří si faktury a další doklady se svými obchodními partnery posílají e-mailem? Je na čase to změnit.

E-maily nejsou bezpečné, stojí vás spoustu času, nemáte jistotu doručení a po odeslání zprávy vůbec nevíte, co se s dokladem děje. Prakticky jen čekáte, až se příjemce ozve zpátky.

Na úplně jinou technologickou úroveň tento proces posouvá elektronická výměna dokladů, tzv. EDI. Například s řešením ORiON EDI, které už teď v Česku využívají tisíce firem, si přes EDI vyměňujete objednávky, dodací listy nebo faktury formou strukturovaných EDI zpráv, které velkou část ruční práce automatizují a tím šetří obrovské množství času.

Toto řešení je ještě pokročilejší než výše zmíněná automatizace zpracování faktur, protože pokrývá více dokladů a pracuje se strukturovanými daty, které umožňují výrazně vyšší míru automatizace.

Krásně je to vidět právě třeba na fakturách.

Bez EDI musí někdo ve firmě každou fakturu vzít, zkontrolovat ji a zaevidovat. Pak k ní dohledává příjemku, kontroluje, zda sedí množství a ceny, přepisuje údaje z faktury do podnikového systému a ukládá fakturu do archivu.

EDI oproti tomu příjem faktury zcela automatizuje. Faktura dorazí, zpracuje se a zkontroluje se po formální stránce. Jestliže systém narazí na chybu, sám dodavateli pošle zprávu, co má opravit. Následně ORiON fakturu může porovnat s příjemkou, dodacím listem či objednávkou a pokud vše sedí, automaticky ji zaúčtuje do systému.

Fakturant/ka řeší pouze specifické případy, kdy například nesedí cena nebo množství, a tuto nesrovnalost řeší s dodavatelem.

Nejvíce e-shopy v rámci EDI ocení

⦁ objednávky (zpráva ORDERS),
⦁ avíza o dodání zboží (zpráva DESADV)
⦁ a faktury (zpráva INVOIC).

Všechny tyto zprávy se přes EDI posílají ve standardizovaném formátu, který umožňuje rychlou komunikaci s obchodními partnery nejen v tuzemsku, ale celosvětově.

Udělejte si pořádek ve skladu

Skladníci, kteří bloudí po skladu a s papírem v ruce hledají zboží z objednávky, jsou neefektivní a stojí vás obrovské peníze. I jejich práci přitom můžete zrychlit a zautomatizovat.

Se systémem pro řízené skladování (WMS) a čtečkami čárových kódů budou skladníci po skladu chodit „najisto“. Není šance, že by některý produkt nemohli najít nebo by sáhli po špatné variantě, protože čtečka je vždy navádí na správnou skladovou pozici.

Typickému e-shopu skladový systém (například naše LOKiA WMS) nejvíce pomůže s

⦁ naskladňováním zboží, kdy skladník přijatou zásilku načte do čtečky a umístí na skladovou pozici, kterou mu doporučí systém,
⦁ vyskladňováním zboží, kdy systém skladníka vždy navádí na přesnou pozici zboží z objednávky
⦁ vyřizováním reklamací a vratek, kdy stačí celou zásilku načíst do čtečky a systém doporučí, kam ji umístit.

Například u provozovatele e-shopů Bonus Bona je díky nasazení skladového systému vychystávání objednávek 6× rychlejší.

Ideální je kombinace více systémů

Všechny zmíněné systémy jsou skvělé samostatně – ale naprosto impozantní ve chvíli, kdy jich používáte více současně.

Například kombinace skladového systému WMS a EDI komunikace e-shopům zásadně pomůže zrychlit příjem zboží. Elektronické dodací listy od dodavatelů se totiž automaticky načítají rovnou do WMS. Využít lze také SSCC kódy, díky kterým pak naskladňujete zboží po celých paletách, aniž byste je museli rozbalovat. Použití SSCC zrychluje příjem zboží asi o třetinu.

V GRiTu máme s e-commerce velké zkušenosti – spolupracují s námi například Alza, MALL, Rohlík, Parfumerie Douglas, ale i řada středních a menších e-shopů. Chápeme potřeby internetových obchodů, hledáme pro ně nové příležitosti v oblastech automatizace či digitalizace a prostřednictvím našich nástrojů jim pomáháme ustát rychlý růst i expanzi na zahraniční trh.

Chcete-li se poradit o možnostech automatizace ve vašem e-shopu, určitě nám dejte vědět.

‍