Jak se připravit na inventuru majetku, aby proběhla hladce a rychleji

Inventura je pro firmy festival stresu. Ve velkých skladech se táhne klidně měsíc, bere čas zaměstnancům z různých oddělení a bez pořádné organizace vznikají chyby, které firmu stojí peníze. Aby inventura proběhla hladce, musíte ji dobře naplánovat, připravit podklady, případně i zapojit chytré technologie. Přípravu inventury si projdeme krok za krokem.

K čemu je inventura a pro koho je povinná

Inventura slouží ke zjištění skutečného stavu majetku a závazků ve firmě. Všechny firmy, které vedou účetnictví, musí podle zákona provést inventuru minimálně jednou ročně v rámci sestavování účetní závěrky.

E-shopy a firmy s větším množstvím zboží ale provádí inventuru dobrovolně i několikrát ročně. Díky ní si totiž pohlídají, že „papírový“ stav zboží na e-shopu nebo v ERP systému odpovídá reálnému stavu na skladě. Firmy, které inventury odkládají, se častěji potýkají s negativním hodnocením zákazníků, protože například na e-shopu nabízejí zboží, které ve skladu nemají.

Zároveň díky inventuře odhalí, zda část zásob není poškozená, prošlá nebo zastaralá. Zjistí, jestli některé zboží nezmizelo (například protože skladník zapomněl zaevidovat výdej), a často také objeví zboží, o kterém netušili, že ho mají na skladě.

Zákon o účetnictví rozlišuje fyzickou a dokladovou inventuru:

• při fyzické inventuře zaměstnanci vlastnoručně zjišťují stav majetku – takže vizuálně ověří, že majetek je na svém místě,
• dokladová inventura se týká majetku, který nejde ověřit vizuálně – inventura se tedy provádí pouze kontrolou v účetních knihách.

V článku se budeme věnovat přípravě na fyzickou inventuru, která se týká povinných inventur v rámci zákona o účetnictví i dobrovolných inventur skladových zásob.

Na kdy naplánovat inventuru

Vhodná chvíle na inventuru je v každé firmě jindy. Záleží především na:

• sezónnosti,
• dlouhodobých trendech prodeje,
• množství zásob.

Inventuru si ideálně naplánujte na období, kdy máte nejméně fyzických zásob. Zabere vám méně času a jednodušeji odhalíte nesrovnalosti.

Kupříkladu pro většinu běžných e-shopů je vhodné období:

• po Vánocích nebo větším výprodeji,
• mimo prodejní sezónu, kdy je nejméně objednávek (například v létě),
• nebo mezi doručením nových kolekcí (tedy před přelomem ročních období).

Časový plán inventarizace

Jakmile vytipujete vhodné období, naplánujte do detailu průběh inventury. Odhadněte, jak dlouho vám inventura zabere (bude to víkend, týden, nebo měsíc?), a uvolněte kapacity zaměstnancům, případně včas sežeňte brigádníky.

Počítejte také s tím, že po tuto dobu budete možná muset omezit provoz firmy –⁠ například přerušit expedici nebo prodloužit dobu dodání objednávek. Pokud se úplnému omezení chcete vyhnout, naplánujte si inventuru skladu po částech.

Už v této fázi také přesně definujte, kterého majetku se bude inventura týkat. Například, zda půjde pouze o zboží ve skladu, nebo i spotřební materiál jako kartony, folie a palety, případně rovnou veškerý majetek včetně například kancelářské výbavy.

Způsob provádění inventury

Určete si, jak inventuru provedete po technické stránce. Nejčastěji zaměstnanci obchází majetek s vytištěným seznamem. V něm vidí očekávané množství položek a jednu po druhé během inventury odškrtávají, nebo zapisují reálné množství. Tato varianta je však časově náročnější a snadněji při ní vznikají chyby.

Jednodušší to mají firmy, které používají technologie jako řízený sklad (WMS). Zaměstnanci, kteří provádí inventuru, dopředu neznají očekávaný počet položek, ale pouze obchází majetek, načítají jeho čárové kódy pomocí čteček nebo chytrých telefonů a data se odesílají do systému. WMS průběžně upozorní na nesrovnalosti (například nesedící počet kusů na dané pozici) a na závěr:

• vyhodnotí rozdílová data u položek, kde počet nesedí,
• připraví z nich podklady pro účetní
• a přepíše množství zboží ve skladu podle reality.

Řízený sklad tedy inventuru zrychluje a navíc za pár minut zaučíte brigádníky, které kvůli inventuře najmete. Například e-shop s barefoot obuví Bosonožka díky WMS zkrátil inventury z měsíce na 2 dny.

Jasná pravidla pro zaměstnance

Sestavte jasná pravidla inventury tak, aby ji všichni zaměstnanci prováděli stejně. Firmy v těchto pravidlech typicky určují:

• který majetek počítat, měřit a vážit,
• které parametry při inventuře kontrolovat (exspirace, výrobní čísla, šarže apod.),
• v jakých měrných jednotkách majetek evidovat,
• který zaměstnanec má svěřenou kterou část skladu,
• z kterého směru majetek počítat (například postupovat u regálu z levého horního rohu do pravého dolního)
• nebo jak označit již spočítané zboží.

S pravidly zaměstnance seznamte několik dní předem. Ideálně osobně, abyste ihned vyřešili dotazy a nejasnosti.

Účetní příprava na inventuru

Před inventurou zaúčtujte všechny otevřené skladové doklady, které souvisí s pohybem majetku. Například ty, které řeší přesun zboží mezi pobočkami či sklady, nebo doklady spojené s likvidací, poškozeným či nekompletním zbožím.

Stejně tak dokončete příjem a výdej veškerého zboží z objednávek. Je totiž důležité, aby se veškeré zboží pod vaší střechou nacházelo v systému ke dni inventarizace. Provádění inventury na nekompletním majetku by proces zbytečně komplikovalo a výsledek by byl zkreslený.

Příprava místa inventarizace

Inventuru vám usnadní také jednoduchá provozní příprava. Ukliďte skladové a další prostory, kde proběhne inventura, aby se majetek nepovaloval v uličkách nebo zboží pod regály – ať je vše na svém místě. Zní to jako samozřejmost, ale v předinventurním shonu na to snadno zapomenete.

Také viditelným způsobem označte majetek, který není součástí inventury. Je to zejména:

• majetek cizích firem,
• vyskladněné zásoby, které čekají na odvoz k zákazníkům,
• zboží, které vám zákazníci poslali na reklamaci.

Zapojte technologie

Pokud cítíte, že jsou pro vás inventury časově neúnosné, i když je vaše příprava sebelepší, sáhněte po technologiích pro automatizaci. Řešení typu WMS běžně zkracují inventury z měsíců na dny a zrychlují i další skladové procesy jako vychystávání objednávek, příjem, zaučování skladníků nebo reporty. Ozvěte se nám a pomůžeme vám vybrat vhodné řešení pro váš sklad.