Jak na plynulý chod vašeho byznysu v náhlé krizi

Během celosvětové pandemie si řada firem uvědomila, jak procesy závislé na přítomnosti zaměstnanců v kanceláři dokáží ochromit hladký průběh celého podnikání. Nedokážeme odhadnout, zda nastane další vlna pandemie či jiná nečekaná situace, důležité je být připraven.

Podle výzkumu společnosti Level Re-search 86 % malých a středních firem stále zadává data do systémů ručně. Velké organizace naopak investují do automatizace a jsou lépe připravené krizi čelit. Nejen tím, že jim automatizace snižuje náklady, ale zároveň mohou kompletně přejít na režim home office ze dne na den.Nevýhody manuálního zpracování dat ale zasahují do chodu firmy i v běžných podmínkách. Ručním přepisováním  faktur se například zvyšuje chybovost. Ať už je zaměstnanec sebevětší perfekcionista, oproti automatizovanému nástroji bude jeho chybovost vždy větší a nevydrží tuto práci dělat hodiny v kuse. Tento postup je navíc zbytečně zdlouhavý a nákladný.

Automatizace pro každého

Nástroje pro automatizaci firemních procesů již v dnešní době nejsou jen doménou nadnárodních korporací. Na jednoduchá cloudová řešení bez problému dosáhnou i malé a střední podniky. Jejich implementace je nenáročná, jsou škálovatelné a nevyžadují velké vstupní náklady, protože za ně podnikatelé platí formou pravidelných měsíčních poplatků. Příkladem takového nástroje je iNVOiCE FLOW od českých vývojářů z firmy GRiT, který automatizuje zpracování přijatých faktur a režijních objednávek. Nástroj vytáhne data z faktury přijaté v emailu a automaticky je zpracuje. Poté je rozešle pověřeným osobám, které je rychle schválí přímo v programu. Takže účetní nebo fakturanti nemusejí běhat po firmě a zjišťovat, u koho zrovna faktura leží na schválení, když se ozve nespokojený dodavatel. Následně se faktury importují do účetního systému a zároveň bezpečně uloží do elektronického archivu v souladu s legislativou. Uživatelé mají navíc neustále k dispozici aktuální report stavu závazků. Díky všem těmto funkcím ušetří v průměru 80 % času při zpracování přijatých faktur.  

Méně nákladů a práce odkudkoliv

Vlivem iNVOiCE FLOW a dalších cloudových nástrojů mají fakturanti i jiní zaměstnanci více času na kvalifikovanou práci, zpracují více faktur a zároveň mohou bez problému pracovat vzdáleně. Systém pomůže také manažerům, kterým se už na stole nekupí faktury ke schválení...

Celý článek vyšel v časopise CFO World a přečíst si ho můžete zde.

‍