Jak jednoduše snížit firemní náklady? Využívejte EDI naplno

Inflace roste, energetická krize postupuje, firemní náklady se zvyšují. Firmy proto stále hledají nové způsoby, jak ušetřit. Jednou z cest je digitalizace. Pokud už jste s digitalizací začali, zastavte se a zkuste se zamyslet, jestli z ní nemůžete vytěžit ještě víc – třeba zapojit více obchodních partnerů do elektronické výměny dat.

V nastupující krizi budou mít výhodu zejména firmy, které mají dobře optimalizované  procesy. Firmy, které ještě nezačaly, by měly co nejdříve zanalyzovat stávající procesy a hledat možnosti, jak je zjednodušit.

Jednou z nejúčinnějších cest je odbourávání papírových dokumentů a formulářů. Spousta věcí se dá vyřešit online, ať už při komunikaci se zákazníky nebo s obchodními partnery. 

Elektronická výměna dat jako základ digitalizace

Dodavatelé a odběratelé si prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI) vyměňují objednávky, dodací listy nebo faktury, a snižují tak náklady spojené s distribucí papírových dokumentů. Šetří čas nákupčích a fakturantů a odbourávají chybovost spojenou s ručním zpracováním dat. Řešení EDI však funguje jenom po zapojení obou stran – odběratele i všech dodavatelů.

Kdy dodavatele do EDI zapojovat?

Odběratelé obvykle začínají se zapojováním klíčových dodavatelů, kteří jim tvoří největší část obratu. Rychle totiž vidí ušetřené finance. Jenže 80 % obratu nutně neznamená 80 % administrativní zátěže. I zlomek malých dodavatelů vyprodukuje stovky dokladů, které firmy dál zpracovávají papírově nebo přes e-mail.

Zapojení velkých partnerů je skvělá strategie při rozjezdu elektronické výměny dat – řekněme třeba během prvních 6 měsíců. Vaším dlouhodobým cílem by ale mělo být zapojení všech dodavatelů, včetně těch nejmenších.

„Pro nás je důležitá úspora ruční práce, zrychlení logistických i účetních procesů a lepší přehled o objednaném a dodaném zboží. Dodavatelé ocení zrychlení zpracování faktur a odstranění problémů se ‚zatoulanými‘ fakturami. Také ihned dostanou zprávu o přijetí faktury nebo o potížích při jejím zpracování. Díky tomu můžou problémy ve fakturách řešit ihned a ne až při kontrole salda,” říká senior účetní a EDI konzultantka Alzy Monika Ježková.

Jak dodavatele motivovat k zapojení EDI?

Pokud už partneři nějaký EDI software používají, stačí se s nimi propojit. Pokud ještě EDI ve firmě nemají, je nutné jim jeho výhody vysvětlit, případně jim nabídnou pomoc se zavedením.

Jednoduché je to s dodavateli, kteří používají informační a účetní systémy podporující EDI. Ti si výhody zpravidla uvědomí rychle a nemají moc argumentů proti.

Najdou se však dodavatelé:

• používající systém, jenž nepodporuje EDI,
• pro které by byla implementace nákladná
• nebo tací, kteří si vyměňují tak málo dokladů, že by se jim ani finanční úspora nevyplatila.

Těmto dodavatelům můžete nabídnout zjednodušené webové řešení, např. ORiON webEDI. Webový portál zprovozní během jednoho odpoledne bez složité implementace a školení. Sice neposkytuje kompletní automatizaci, ale včas doručí všechny objednávky a připraví dodací listy.

Jak probíhá zapojování dodavatelů do EDI komunikace

Zapojování má dvě podoby:

• firma si ho zařídí sama (musí tím pověřit své zaměstnance)
• nebo jí s tím pomůže její dodavatel EDI, pokud tuto službu nabízí.

Zapojování pomocí interních zaměstnanců

Je potřeba určit jednoho zaměstnance, který bude za celý projekt zodpovědný, pohlídá termíny a postup. Výhodou interního člověka na této pozici je, že do firmy lépe vidí, dokáže prioritizovat zapojované dodavatele a postup projektu vyhodnotí téměř okamžitě.

Má to ale i temnější stranu – interní projekty se často potlačují, protože se objevují jiné priority. Zaměstnanec pak EDI řeší jen částečně a zapojování se protahuje.

Zapojování přes poskytovatele EDI

Vy jako odběratelé sice lépe znáte své partnery, ale poskytovatel EDI zná všechny možnosti softwaru a jeho výhody přímo pro segment daného dodavatele.

Pokud chcete mít jistotu, že zapojování partnerů poběží podle plánu, svěřte ho svému dodavateli EDI. Postará se o veškerou komunikaci s dodavateli a ručí vám za výsledek. Vy jen potvrzujete objem zapojených stran a termíny.

My v GRiTu nabízíme našim klientům projektově řízené zapojování, kdy se o vše postaráme. Ročně zapojujeme stovky dodavatelů. Například IZOMAT stavebniny na začátku letošního roku přes EDI komunikovali pouze se třemi dodavateli a nikam dál se neposouvali. „Během půl roku GRiT oslovil a zapojil další desítky našich dodavatelů. My jsme poskytli pouze seznam dodavatelů a zbytek administrativy vyřídil GRiT. V zapojování dodavatelů stále pokračujeme, abychom mohli EDI využít naplno,“ říká finanční ředitel Izomatu Stanislav Božek. 

Se zapojováním jsme pomohli také české i slovenské síti lékáren Pilulka, která dokonce zvažovala, že zavede EDI jako podmínku spolupráce. „Práci nám hodně usnadnil GRiT, který dodavatelům se zapojením do EDI pomáhá. Někteří dodavatelé sice na začátku nemají radost, že po nich něco chceme, ale jakmile EDI zavedou, jsou rádi. EDI totiž usnadňuje práci s vyřizováním objednávek také jim,“ říká COO Pilulky, Michal Hanáček.

‍