Elektronická výměna dokladů EDI proniká i do stavebnin, firmám šetří enormní množství času i peněz

Největší hráči na trhu stavebnin spolupracují s tisíci dodavatelů a vyřizují klidně milion objednávek a faktur ročně. Pokud by všechnu práci dělali ručně, propálili by na tom obrovské množství času i peněz. Stavebniny DEK, PRO-DOMA Stavebniny a další přední hráči v oboru proto pomalu přecházejí na elektronickou výměnu dokladů jako například EDI. Následují tak další obory, kde už EDI běžně funguje.

Trh se stavebninami a jeho výzvy při řízení dodavatelského řetězce

Trhem se stavebninami podobně jako například FMCG (rychloobrátkovým zbožím) protéká v krátkém čase obrovské množství zboží. Kromě klasického stavebního materiálu (cihly, izolace, okna atp.) jsou to drobné položky jako stavební chemie, nářadí nebo spojovací materiál. To znamená, že jako prodejce

• prodáváte tisíce produktů různých značek a výrobců,
• odebíráte zboží od stovek dodavatelů,
• každý den vyřizujete stovky objednávek a faktur,
• nebo neustále řešíte aktuálnost produktových dat od dodavatele.

Stavebniny se navíc od klasického retailu liší v tom, že firmy často nedodávají materiál na sklad, ale přímo na stavbu (tranzitní objednávky, traťovky). Z dokladů proto musí být jasné, kam a kdy se má zboží dodat. Jakákoliv chyba způsobuje zbytečné prostoje.

Dalším specifikem je zádržné, kdy některé faktury (nebo jejich části) mají prodlouženou splatnost. Zádržné chrání odběratele v případech, kdy jsou v dodaném stavebním materiálu vady a je nutné je reklamovat. Opomenutí zádržného na faktuře může ohrozit cash-flow.

Firmy na faktury často uvádí také služby, především montáž nebo manipulaci. Dále se zde hodně řeší účtování obalů (beden, palet, drátěných košů atp.), které firmy obvykle fakturují jako běžné zboží.

Všechna tato specifika ztěžují vystavování dokladů, pokud se vše dělá manuálně.

Jak EDI pomůže typickému odběrateli ve stavebninách?

Firmy z oboru stavebních materiálů si přes EDI nejčastěji vyměňují tři základní doklady – objednávky, avíza o dodání a faktury.  

Funguje to tak, že odběratel ve svém informačním systému připraví objednávku a prostřednictvím EDI ji odešle. EDI provider objednávku převede do zprávy ORDERS a předá ji dodavateli, kterému se objednávka ihned načte do informačního systému a může ji na jedno kliknutí přijmout.

Objednavatel tak nemusí nic tisknout ani ručně posílat, navíc ví, že dodavatel objednávku potvrdil a přijal.

Jakmile dodavatel objednávku vyexpeduje, opět přes EDI avizuje dodání zboží (EDI zpráva DESADV), což odběrateli umožní předem se na příjem připravit.

Až je objednávka vyřízená, dodavatel pošle prostřednictvím EDI fakturu (INVOIC), která se odběrateli sama načte do informačního systému. V případě, že souhlasí ceny a plnění odpovídá příjmu, faktura se automaticky spáruje s odpovídajícími doklady a zaúčtuje. Tím EDI šetří další minuty, odbourává rutinní práci a eliminuje riziko chyby.

Dalšími užitečnými EDI zprávami jsou avíza, například AUTACK (Potvrzení o dešifrování a ověření elektronického podpisu), APERAK (Potvrzení o převzetí zprávy aplikací) nebo COMDIS (Obchodní námitka) v případě chybné faktury. Díky těmto „servisním“ zprávám obchodní protistrana pořád ví, co se s daným dokladem děje a může v případě potřeby okamžitě reagovat.

Zavedení EDI do obchodního vztahu iniciují spíše odběratelé, elektronizace a automatizace toku dokladů má ale přínos i pro dodavatele. Rychleji přijmou objednávku nebo vystaví fakturu, navíc mají možnost profinancovat si faktury s dlouhou splatností. Větší dodavatelé pak ocení úlevu od manuální práce nebo snížení chybovosti a často jsou to dokonce oni, kdo po svých odběratelích EDI vyžaduje.

EDI už používají největší hráči

O tom, že se EDI v oboru stavebnin vyplatí, svědčí i zapojení největších hráčů na trhu. Mimo jiných jsou to například

• Stavebniny DEK,
• PRO-DOMA Stavebniny,
• nebo GARBIAR Stavebniny (Slovensko).

Speciálním segmentem jsou pak hobby markety (Bauhaus, Hornbach, OBI nebo UNI Hobby), které EDI používají už několik let a naučily na něj část svých dodavatelů. Pro nastupující hráče z oboru stavebnin je tak vstup do světa strukturovaných dokladů o to jednodušší.

„Pro naše dodavatele je teď potvrzení objednávky otázkou několika minut a většinu přijatých faktur zpracováváme bez lidského zásahu. Jejich manuální zpracování by bylo časově i finančně náročné, o vyšší chybovosti ani nemluvě,“ pochvaluje si v rozhovoru pro EDIZone (celý rozhovor zde) přínosy dokladů ve strukturovaných formátech Petra Kutnarová, spolumajitelka Stavebniny DEK.

A podobně hovoří i Petr Heidrich, provozně obchodní manažer PRO-DOMA Stavebniny. „Díky elektronizaci dokladů eliminujeme část možných lidských chyb způsobených ručními zásahy.“

Do budoucna čeká segment stavebnin krize

Obor stavebních materiálů v roce 2020 i přes koronavirovou pandemii rychle rostl. Lidé zavření doma rekonstruovali své domovy, chaty i chalupy, krize navíc (alespoň prozatím) nijak nepostihla stavebnictví jako takové.

Do budoucna ale mnozí odborníci očekávají krizi a především pokles investiční výstavby. Je proto důležité, aby firmy osekaly zbytečné administrativní náklady a na možnou krizi se připravily. EDI je k tomu vhodným nástrojem.

Jestliže EDI zvažujete, vyzkoušejte například flexibilní řešení ORiON EDI od firmy GRiT. Stojí za ním desítky let vývoje a využívají ho mimo jiné společnosti jako OBI, Diton, Juta a další. Navíc ho jednoduše propojíte se svým ERP systémem i dalším užitečným nástrojem iNVOiCE FLOW. To odběrateli pomůže digitalizovat přijaté faktury i od těch dodavatelů, kteří EDI buď nevyužívají, nebo pro něj nejsou vhodní (např. dodavatelé služeb). Díky tomu automatizují příjem všech daňových dokladů.

‍