Efektivnější zpracování přijatých faktur díky využití více vytěžovacích služeb

Automatické vytěžování údajů z daňových dokladů (faktur, účtenek atp.) šetří firmám obrovské množství času. Bohužel ale ne vždy funguje bezchybně. Naše cloudové řešení iNVOiCE FLOW proto nabízí tři různé vytěžovací služby, jejichž kombinací eliminujete problémové faktury. Úspěšnost vytěžování se díky tomu zvyšuje.

Jak fungují vytěžovací služby obecně

Vytěžovací služby slouží k digitalizaci příjmu daňových dokladů (nejčastěji faktur nebo účtenek) v nestrukturovaných formátech – typicky PDF, PNG, JPEG, ISDOC nebo TIFF.

V praxi to funguje tak, že si firma zřídí dedikovanou e-mailovou schránku, kterou napojí na vytěžovací službu. Jakmile pak do této schránky přijde doklad, vytěžovací služba pomocí rozpoznávacích technologií (nejčastěji OCR, OMR nebo ICR) údaje z dokladu automaticky vyčte, vytěží a přepošle do informačního nebo účetního systému.

Kromě samotného vytěžování lze využívat i další související služby, například schvalovací workflow, elektronickou archivaci dokladů nebo napojení na účetní systémy.

Vytěžovací služby bohužel nejsou 100%

Komplikací však je, že zmíněné rozpoznávací technologie nemají 100% úspěšnost. Stává se, že po vytěžení musí zaměstnanec údaje z dokladu manuálně zkontrolovat a v případě potřeby doplnit nebo opravit. Většina chyb přitom nejčastěji vzniká opakovaně u faktur od jednoho nebo několika málo dodavatelů, se kterými si vytěžovací služba jednoduše neumí poradit.

V takové situaci má firma dvě možnosti.

1. Buď se smíří s tím, že vytěžovací služba určité množství faktur vždy vytěží s chybami a zaměstnanci budou nuceni tyto doklady ručně kontrolovat a opravovat,
2. nebo přejde na lepší (a tedy dražší) vytěžovací službu, která si s „problémovými“ fakturami poradí lépe.

Obě tyto volby přitom znamenají zvýšení nákladů na vytěžování dokladů, což může ohrozit finanční smysluplnost celého projektu.

Nově máte možnost kombinace více služeb naráz

V GRiTu na tuto situaci reagujeme a v rámci řešení iNVOiCE FLOW nabízíme na výběr ze tří vytěžovacích služeb současně. S tím, že nemusíte aplikovat jednu službu na všechny doklady, ale můžete je dle individuální potřeby namíchat.

Jelikož všechny tři služby garantují přibližně stejně vysokou úspěšnost vytěžení, bude pro vás nejlepší, když na začátek zvolíte tu nejlevnější. V průběhu času pak identifikujete dodavatele, od kterých se položky dokladů opakovaně vytěžují s chybami. My na základě této informace provedeme analýzu dokladů „problémových“ dodavatelů, otestujeme je přes další vytěžovací služby a navrhneme pro tyto doklady takovou, která si s nimi poradí lépe.

Tuto druhou vytěžovací službu však aplikujete jen na „problémové“ doklady, čili pokud je daná služba dražší, na celkových nákladech na vytěžování se to tolik neprojeví. Úspěšnost vytěžování dokladů se díky tomuto přístupu zvyšuje a začíná dávat smysl i u těch firem, které se kvůli chybovosti doposud vytěžování vyhýbaly.

I při kombinaci více vytěžovacích služeb máte přitom vše pod hlavičkou jednoho cloudového řešení a z pozice uživatele nijak nepociťujete, že software na pozadí pracuje s více různými službami.

Pokud chcete iNVOiCE FLOW poznat více nebo si ho rovnou vyzkoušet, dejte nám prosím vědět. Rádi vám ukážeme, jak funguje v jiných firmách a zodpovíme jakékoliv dotazy.

‍