EDI pomáhá s automatizovaným zpracováním dobropisů

Velká část firem, které přes EDI přijímají nebo vystavují faktury, řeší dobropisy ručně – v PDF nebo dokonce papírově. Musí tak vést dvojí evidenci, která pro ně znamená náklady navíc. Zájem o automatizaci toku dobropisů ale roste, aktuálně ji pomáháme nastavit u třech velkých českých odběratelů. Rozhodli jsme se proto přiblížit, jak EDI dobropisy fungují v praxi.

Stručně o dobropisech

Dobropis je doklad, kterým dodavatel snižuje nebo úplně nuluje částku dříve vystavené faktury vůči odběrateli. Jde vlastně o zápornou fakturu. Samotný název dobropis je zažité označení mezi podnikateli, legislativně se dokument nazývá opravný daňový doklad –⁠ takto musí dobropisy označovat plátci DPH. Dobropis vystavujete buď na všechny položky na faktuře, nebo pouze na jejich část. 

Dodavatelé vystavují dobropisy nejčastěji v případě:

• reklamace zboží nebo služeb (kvůli opravě, poškození nebo vrácení omylem dodaného nebo prošlého zboží),
• reklamace ceny položek nebo výše DPH na původní faktuře,
• zrušení dodávky zboží nebo služeb,
• dodatečné slevy na zboží nebo služby.

Z hlediska splatnosti může dobropis snižovat částku u:

• vystavené, ale ještě nezaplacené faktury (hradí se na základě vzájemného zápočtu),
• vystavené a již zaplacené faktury (hradí se obvykle převodem z účtu dodavatele na účet odběratele).

Jak vyřešíte dobropisy v EDI

Dobropis má v EDI stejnou strukturu jako klasická faktura, takže se pro něj využívá zpráva INVOIC. Z pohledu dodavatele je odesílání dobropisů přes EDI stejné jako u klasické faktury. Jen doklad před vystavením patřičně označí a upraví podle individuálních pokynů odběratele.

Aby mohl EDI dobropisy začít zpracovávat i odběratel, musí na to připravit svůj ERP systém. Osloví tedy svého dodavatele ERP, který tuto funkcionalitu implementuje. EDI provider případně poskytne konzultaci a doporučení. 

Po implementaci vytvoří odběratel pro všechny své dodavatele pokyny, ve kterých specifikuje podmínky pro EDI dobropisy tak, aby je jeho ERP systém automaticky zpracoval. Zde je ukázkový příklad specifik EDI dobropisu vystaveného jako opravný daňový doklad k vratkám zboží:

• označení „INVOIC 381“, aby bylo na první dobrou jasné, že jde o dobropis –⁠ číslo 381 je univerzální označení dobropisu v EDI,
• množství zboží, ke kterému se dobropis vztahuje, je uvedené v záporné hodnotě (cena za jednotku ale zůstává kladná),
• číslo původního dokladu, ke kterému odběratel dobropis vystavuje (například číslo objednávky nebo faktury),
• poznámka s důvodem, proč opravný doklad vzniká (slouží jen pro lepší orientaci odběratele).

Tato forma EDI dobropisu ale není striktně daná. Odběratel například může požadovat, aby množství zboží bylo uvedené v kladné hodnotě dle nastavení ve svém ERP systému. Pokud si s úpravou dokladu jako dodavatel nebudete vědět rady, pomůže vám EDI provider, který dohlédne i na správnost všech parametrů zprávy.

V EDI existuje více označení dobropisů dle jejich typu. Záleží na odběrateli, které z nich bude v EDI komunikaci s dodavateli požadovat. Například:

• 381 – dobropis,
• 383 – vrubopis,
• 384 – opravná faktura,
• 385 – sběrná faktura.

Správce standardů GS1 ale do budoucna plánuje všechny EDI dobropisy sjednotit pod jedno číselné označení. "U jednotlivých obchodníků a dodavatelů se postupy při zpracování opravných daňových dokladů velmi často liší. Je stále nutné mít na paměti, že každý opravný doklad musí obsahovat číslo a datum vystavení původního dokladu. GS1 Czech Republic ve spolupráci s EDI providery vyhotovila návrh na doplnění příručky zprávy INVOIC verze D01B, Syntax 3, který obsahuje příklad možnosti řešení dané problematiky. Tato příručka bude k dispozici všem uživatelům Systému GS1 na webových stránkách standardizační organizace," říká o změnách Hana Strahlová, EDI manažerka z GS1 Czech Republic.

Výhody automatizace dobropisů pomocí EDI

Díky automatizaci dobropisů se firmy s EDI zbaví dvojí evidence dokladů, kvůli které faktury vyřizují přes EDI a dobropisy papírově nebo v PDF. Pro velké firmy z e-commerce nebo rychloobrátkovém segmentu, u kterých tvoří dobropisy kolem 15 % z celkového objemu faktur, může být úspora i ve stovkách tisíc Kč ročně. 

Když velcí odběratelé začnou řešit dobropisy přes EDI, usnadní práci i svým dodavatelům. Pokud už dodavatelé přes EDI řeší faktury, mohou přes ně ihned řešit i dobropisy a nemusí jednomu odběrateli posílat doklady dvěma způsoby.

Další výhody zpracování dobropisů přes EDI jsou stejné jako u zpracování faktur, tedy především:

• úspora času a práce díky automatickému zpracování dokladů,
• minimalizace chyb v přenosu dat,
• lepší přehled o stavu dokladů díky notifikacím
• nebo elektronická archivace dle platné legislativy.

Stále více firem chce dobropisy řešit v EDI

Odběratelé často automatizaci dobropisů odkládají. Tvoří u nich menší procento z objemu dokladů, a proto nemá jejich zpracování přes EDI takovou prioritu jako klasické faktury a objednávky. Pokud ale dobropisy tvoří alespoň 10 % z objemu dokladů, vyplatí se řešit je v EDI.

I proto roste počet firem, které zpracování dobropisů přes EDI dodatečně implementují. Z našich zákazníků řeší dobropisy přes EDI například Alza.cz, Mall.cz, PRO-DOMA nebo Coop Morava.

Chcete také zpracovávat dobropisy a další doklady přes EDI? Ozvěte se nám. Probereme s vámi nezávazně vaše požadavky a vymyslíme řešení na míru.