EDI jako bezpečné prostředí pro přenos velkého množství dokladů

EDI komunikace představuje výměnu dokladů ve strukturované elektronické formě. V praxi ji nejčastěji využívají odběratelé v podobě e-shopů nebo retailových řetězců, kteří si se svými dodavateli vyměňují objednávky, dodací listy nebo faktury bez nutnosti tisku papíru. Nasazení standardizované elektronické výměny se vyplatí především společnostem zpracovávajícím velké množství dokladů, její benefity se však maximalizují s přibývajícím množstvím firem, které se do EDI komunikace zapojí.

O nasazení EDI komunikace mohou v zásadě uvažovat všechny firmy, které vnímají, že proces zpracování dokladů u nich má rezervy, například z hlediska chybovosti, pomalosti a nepružnosti či přemíry „manuální“ práce s doklady. Celý tento proces je díky EDI možné zpřesnit, zrychlit a zpřehlednit. V dnešní době kybernetických hrozeb je významnou devízou i skutečnost, že EDI představuje bezpečné prostředí pro přenos citlivých dat obchodního charakteru.

Provázané obchodní a logistické procesy

„EDI komunikace je výhodná všude tam, kde existuje pravidelný obchodní vztah a s ním související výměna dokladů mezi odběrateli a jejich dodavateli. Úmyslně uvádím množné číslo, neboť čím je v daném prostředí podobných odběratelů více a čím více mají dodavatelů, tím je EDI komunikace smysluplnější,“ vysvětluje David Reichel, solution architect GRiTu. Z hlediska procesů jdou spolu ruku v ruce obchod (nákup, prodej, fakturace) a logistika (avizování dodávek, rychlejší a přesnější příjem zboží).

EDI je vhodné především pro firmy, které mají hodně dokladů a standardizované výrobky či zboží. Firma, která vystavuje doklady vždy za různé služby (plnění je vždy unikátní), EDI nevyužije. Podobně pak EDI nedocení firmy, které měsíčně zpracují jednotky či desítky dokladů. Jakmile jde ale měsíční počet zpracovaných dokladů do stovek, jsou úvahy o EDI na místě.

Správný formát, přenos a správa včetně archivace

Každé EDI řešení by mělo zajišťovat tři hlavní oblasti. První z nich je překlad zasílaných zpráv do formátu, který umí podnikový systém zpracovat. Dále je to samotný přenos EDI zpráv a konečně s tím související správa a archivace transakcí, dokladů a událostí.

Co je zapotřebí při implementaci EDI?

Pokračování článku naleznete zde.

‍