Digitalizace účetnictví bude jízda

Ekonomové jsou na změny zvyklí. Dokonce tak zvyklí, že kdyby nepřišla změna s každým začátkem nového roku, byli by překvapeni. Sami mají být a také často jsou nositeli změn. Prosadit je navzdory zaběhnutým pořádkům ve firmách ale bývá těžší. Do oboru účetnictví nastupuje silně akcelerovaný trend digitalizace. Jak jej uchopit?

Přicházející změny budou mít zásadní vliv na samotnou podobu účetní profese. Padají hranice národního účetnictví. Evropská komise harmonizuje legislativu i formáty. Jedná se zejména o dopady Směrnice 2014/55/EU, která nařizuje všem členským státům implementaci elektronické fakturace do procesů veřejných zakázek do roku 2020. Uplatněn byl také požadavek Evropské komise na vytvoření evropské normy pro elektronickou fakturu, která byla publikována věstníkem také do českých norem. A jak postupně začínají přicházet elektronické originály dokladů do firem, o to problematičtější se v běžné praxi stává dvojkolejnost s doklady papírovými.

ORION Invoice Flow firmám umožňuje, že 100 % faktur je zpracováno do ekonomického systému automaticky v elektronickém formátu a v případě zbožových faktur je až 90 % likvidováno vůči objednávkám automaticky bez zásahu lidské ruky. Obsluha řeší pouze neshody. Přestože dobrých příkladů je dostatek, masový odchod firem od papírů se nekoná. Čím to je?

Čekání na novelu

Už pár let netrpělivě čekáme na novelu zákona o účetnictví, která by pomohla legislativně projasnit nastolené metody využívání elektronických dokladů, které přináší samotná praxe. Účetnictví je ale definováno jako soustava účetních záznamů a mentální průlom představuje chápání „záznamu“ jako neutrálního pojmu. Technické definice už dnes jsou v zákoně dostatečně ukotveny. A ty netechnické zásady jsou určovány samotnou praxí a zpravidla nebývají kodifikovány. Odborníci ministerstva financí na odborných fórech uznávají, že legislativa nikdy nebude stačit tempu, jakým postupují technologie, a proto zdůrazňují, že účetnictví hlavně zobrazuje ekonomickou realitu, neboli obsah má vždy přednost před formou.

Bojíme se robotů?

Techniky vedení účetnictví se tak mohou rychle vyvíjet. Přesto jsou mentálně zatíženy koncepcí ručně vedených účetních knih, které má kořeny v 15. století v italských Benátkách. Překážkou je ona zvláštní obava účetních o nahrazování práce robotem. Automatizace příjmu faktur přitom u firem, v nichž jsme nasazovali do praxe řešení jako ORION Invoice Flow naopak vedou k posilování role účetních, které odbouráním rutinní práce získávají na schopnosti interpretovat, co mašinka v systému vyplivne.

Zpracování přijatých faktur je výzva

Zpracování přijatých faktur je klíčový proces odehrávajících se prakticky v každé účtárně. Technologie otevírají příležitosti pro úsporu zdrojů, získání přehledu a rychlosti při zpracování přijatých faktur.

Jak ukazuje výzkum PayStream Advisors (2017), velká část firem vnímá neefektivitu při zpracování přijatých faktur, zejména pak v jejich ručním pořizování (55 %) a předávání ke schválení (45 %). Častým problémem společností je také fakt, že stále podstatnou část faktur přijímají v papírové podobě (40 %). Ztráty faktur, vysoké množství nesrovnalostí na fakturách, pomalé schvalování a dokonce duplicitní platby – to jsou další navazující problémy, které odhalují odpovědi více než 400 dotázaných respondentů.

5 důvodů, proč se zabývat automatizací

1. Úspora času je nejčastějším motivem. Manuální zpracování papírových faktur představuje také vyšší náklady. Společnosti s vyšší mírou automatizace mají o 82 % nižší náklady na zpracování přijatých faktur a o 71 % rychlejšího zpracování.
2. Získání přehledu o objemu závazků na fakturách, které byly v daném období přijaty a stav zpracování, ve kterém se aktuálně nachází. Ztráty faktur, jejich „silážování“ na stolech schvalovatelů a následné upomínání generují další pracnost. Neaktuální informace o přijatých dokladech, které ještě nebyly pořízeny do účetního systému.
3. Zdlouhavé zpracování přijatých faktur rezultuje v pozdní platby dodavatelům a chyby ve výkazech DPH. Množství případných nesrovnalostí, či pozdě odhalených chyb pak celý proces ještě prodlužují.
4. Zatímco cílem dodavatelů je dostat za plnění co nejvíce peněz co nejrychleji, na straně odběratele jsou motivy opačné. Předčasné či okamžité zaplacení přijaté faktury výměnou za skonto z fakturované částky je příležitost, jak zhodnotit pracovní kapitál vázaný v přijatých fakturách. Pro realizaci těchto výnosů je však nutné fakturu rychle zpracovat.
5. Zpracování faktur v papírové podobě je problém, pokud společnost přijímá faktury decentralizovaně. Ty je nejprve nutno shromáždit zpravidla na účetním oddělení. Odtud probíhá distribuce na schvalovatele a následně kolují mezi nimi. Energie nutná ke schválení papírové faktury roste úměrně složitosti schvalovacího procesu. Impulzem pro změnu zpracování faktur často bývá zcela zaplněná místnost vyhrazená pro archiv.

Invoice flow jako služba

Jak jednoduše nastartovat automatizaci zpracování přijatých faktur? Od automatizovaného vybírání e-mailu s přijatými fakturami a jejich evidence, vytěžování (extrakce) údajů z faktur až po využití strukturované výměny dokumentů. Že k tomu možná nějaká částečná řešení už dnes máte? Ale to je pouze jednou částí celého procesu, který pokračuje do párování přijaté faktury s nákupní objednávkou, automatizovaného přiřazování schvalovatelů až po flexibilní elektronické workflow.

Samozřejmostí je pak důvěryhodná archivace, ukládání údajů souvisejících s fakturou (metadat) a vyhledávání mezi nimi. S pomocí outsourcované služby (SaaS) pak jednoduše minimalizujete nároky na obsluhu a zprovozníte službu bez ohledu na to, jaký používáte ekonomický systém.

O masové změně digitalizace účetní praxe tak docela jistě nerozhodne žádná novela ani další evropská směrnice, ale nositelem změn bude přirozeně osvědčená praxe podnikových ekonomů.

‍