Digitalizace dokladů ukončila éru papírových dokumentů

Systémy elektronické výměny dat umožňují oprostit se od rutinních činností, které jsou pro harmonizovanou spolupráci s dodavateli klíčové. Už nejsou výsadou nadnárodních korporací. Díky moderním technologiím se staly dostupnými pro širokou škálu společností napříč odvětvími. Elektronická výměna dat se díky svému značnému potenciálu zefektivnit komunikaci rychle stává standardem, který je zároveň šetrný k životnímu prostředí.

EDI (Electronic Data Interchange) je proces elektronické výměny strukturovaných obchodních dat mezi různými organizacemi. EDI umožňuje automatickou výměnu obchodních transakcí, jako jsou nákupní objednávky, faktury, zprávy o dodávkách a další, mezi obchodními partnery. Tyto dokumenty jsou vyměňovány ve standardizovaném formátu, který je srozumitelný všem zúčastněným stranám. EDI pomáhá zjednodušit a automatizovat obchodní procesy, zvyšuje efektivitu a přesnost výměny informací a snižuje potřebu ručního zpracování papírových dokumentů.

Digitální originál

Zavedení elektronické komunikace při výměně dokumentů je součástí celkové digitalizace podniku. Správně nastavený systém má zásadní vliv na efektivitu, neboť automatizuje a optimalizuje proces výměny dokumentů. "Podle mého názoru nastavuje EDI v oblasti digitalizace firem laťku velmi vysoko, protože má oproti většině ostatních řešení jednu unikátní vlastnost - firmy jeho prostřednictvím sdílejí digitální originály dokumentů se svými obchodními partnery," vysvětluje David Reichel, který má ve společnosti GRiT, jež dodává na trh systém pro elektronickou správu dokumentů, na starosti tvorbu architektury řešení. Objednávky nebo faktury zaslané prostřednictvím EDI obdrží firmy v podobě, v jaké je vystavili jejich obchodní partneři. Příjemce tedy nemusí provádět žádné kontroly vytěžení dokladů.

Zájem o EDI rychle roste

Průkopníky v zavádění elektronické výměny dat jsou tradičně nadnárodní společnosti. Kladou stále větší důraz na digitalizaci procesů, ale také na snižování své uhlíkové stopy. Široké využití EDI můžeme vidět například v automobilovém průmyslu nebo v segmentu rychloobrátkového zboží. V posledních letech se elektronická výměna dat rychle prosadila také v oblasti elektronického obchodování.

"Využívají ho prakticky všichni významní hráči, ať už mluvíme o původních 'průkopnících' z oblasti elektroniky a výpočetní techniky, jako jsou Alza a Datart, ke kterým se postupně přidávají e-shopy z dalších segmentů, například online prodejci potravin, léků a dalších produktů," uvedl D. Reichel, Solution Architect společnosti GRiT. Trend elektronické výměny dokumentů výrazně podpořila také nedávná pandemie koronaviru. "Lze tedy konstatovat, že EDI se již neomezuje pouze na několik málo odvětví, ale rozšiřuje se všude tam, kde se pravidelně dodává zboží, které je třeba rychle a přesně objednat, přijmout a odeslat, tj. naskladnit i vyskladnit, a následně spolehlivě a včas zaplatit na základě rychlého zpracování faktur," vysvětluje.

Když společnosti dosáhnou určité velikosti, potřebují efektivně řídit své sklady a vyřizovat velké množství objednávek. Zde nastupuje automatizace a nedílnou součástí procesu se stává elektronizace dokladů. Kromě toho se digitalizace a "bezpapírová kancelář" stávají stále důležitějším tématem i pro malé společnosti nebo firmy poskytující služby. Ty často potřebují rychle a snadno schvalovat objednávky nebo faktury bez nutnosti tisknout a fyzicky rozesílat papírové dokumenty a nakonec je automatizovaně zpracovat, zkontrolovat a odeslat.

Úspora času v řádu desítek procent

Společnost Lidl Slovensko dosud využívala elektronickou výměnu dokladů především v oblasti příjmu zboží. S elektronickou výměnou objednávek začala společnost v roce 2010. "Pokud se při příjmu zboží dodrží všechny procesy, které stahování objednávky předcházejí, může EDI objednávání skutečně ušetřit čas pracovníků skladu," říká Peter Ištok, vedoucí příjmu zboží v Záborském logistickém centru.

Pokud je EDI objednávka kompletní a správná, usnadňuje se práce i pracovníkovi příjmu zboží. Po stažení EDI objednávky nemusí pracovník provádět žádné další operace a objednávka je okamžitě stažena a uložena do interního modulu elektronického systému. "Naproti tomu u běžné objednávky musí pracovník příjmu zboží ručně vyplnit údaje, jako je číslo dodacího listu, dodané množství apod. Tyto údaje musí pracovník zdlouhavě vyhledávat v dodacích listech, což při množství dodacích listů není jednoduché," vysvětluje P. Ištok. Úspora času pracovníků při příjmu zboží pracujících s dodacími listy je značná a dosahuje až 40 %.

Partneři se zapojují postupně

Skupina Kaufland Slovenská republika již zavedla digitální výměnu účetních dokladů. "V současné době používáme EDI faktury a postupně zavádíme EDI objednávky. EDI s sebou přináší eliminaci papírové administrativy a úsporu času při zpracování a kontrole dokladů," potvrzuje Lucia Vargová, tisková mluvčí společnosti Kaufland Slovenská republika.

Skupina se aktivně snaží do elektronické komunikace postupně zapojit každého ze svých dodavatelů. Přestože elektronická výměna dat výrazně usnadňuje spolupráci, řetězec je schopen spolupracovat i s dodavateli, kteří digitalizaci zatím plně nevyužívají. "Elektronická výměna dat není podmínkou pro zařazení výrobků dodavatele do prodejní sítě společnosti," ujišťuje L. H. Vargová.

Důraz na přesnost je důležitý  

Zkušenosti uživatelů systémů EDI však potvrzují, že pro dosažení plné míry optimalizace je nutný důsledný přístup všech zúčastněných stran. "Systém, který propojuje více procesů v naší společnosti s dodavateli, je náchylný k drobným či větším chybám. Na druhou stranu, pokud jsou objednávky EDI chybné, práce při příjmu zboží se stává složitější, časově náročnější. Pokud je EDI objednávka neúplná nebo jinak poškozená, nelze ji pro naši práci použít a v tomto kroku se musíme vrátit k původnímu konceptu, ke klasické objednávce," upozorňuje P. Ištok ze společnosti Lidl.

Chybějící nebo neplatné údaje, duplicitní položky nebo nesprávné formátování nemusí nutně vyplývat z nedůslednosti při jejich zadávání do systému. Vzhledem k tomu, že na trhu existuje několik standardů EDI, pokud systémy, které spolu komunikují, nepoužívají stejný standard nebo jejich implementace není správně sladěna, mohou nastat problémy s překladem a interpretací dat. Podobné problémy může způsobit i nesprávné mapování dat, protože EDI často používá mapovací tabulky pro převod dat mezi různými formáty.

Plná automatizace příjmu zboží

Výhody správně nastavené elektronické výměny dat inspirují společnosti k rozšíření jejího využití a zavedení digitalizace do dalších interních procesů. Ambicí společnosti Lidl je v současné době plně automatizovat proces příjmu zboží. "Vždy začíná objednávkou EDI, která je nějakým způsobem propojena se systémem 'Driver Self-Check-In'. Jakmile je objednávka úspěšně a správně využita, je pak v systému automaticky zpracovávána až do okamžiku, kdy je dodané zboží spárováno s fakturou za zboží a automaticky zaplaceno," popisuje P. Ishtok ze společnosti Lidl. V současné době je řetězec zhruba v polovině procesu automatizace příjmu zboží. Právě toto oddělení by mělo být prvním, které bude plně automatizováno od objednávky až po samoobslužný výdej řidičů ze skladu.

Elektronizaci, přesněji řečeno elektronický přenos dokumentů a dat, je třeba vnímat jako součást celého ekosystému v dodavatelském řetězci. Zlepšení výkonnosti, kvality a úrovně služeb bude klíčem k udržení konkurenceschopnosti společností. Budou muset inovovat své procesy a více využívat nejmodernější technologie, které jim pomohou optimalizovat nákup, zrychlit manipulaci se zbožím, efektivně skladovat, expedovat a doručovat a co nejrychleji dostat zboží na virtuální pulty e-shopů, aby si zákazníci mohli koupit jejich výrobky.

Rychlejší, přesnější a levnější

"S tím, jak se obchodní operace stávají rychlejšími a složitějšími, rostou nároky na všechny části dodavatelského řetězce. Tím se zvyšuje i potřeba rychlé komunikace a nové úrovně sdílení informací s obchodními partnery. To je pak podnětem k rozšíření komunikace o nové procesy, například informace o dostupnosti zboží, upřesňování dodávek, předávání informací o tom, co je na které paletě, v jakém balení a kdy bude zboží dodáno, předávání informací o zásobách, aby bylo možné zlepšit prognózu, plánování dodávek nebo výroby a podobně," říká D. Reichel ze společnosti GRiT.

Lze však očekávat, že vlivem umělé inteligence dojde k dalšímu zefektivnění a zrychlení procesů, což vyvolá potřebu ještě většího sdílení dat. Přestože se strojové učení již v některých oblastech využívá, například při predikci poptávky nebo zpracování nestrukturovaných dokumentů, nemá zatím tak masový dosah jako například jazykové modely. Umělá inteligence však bude nepochybně hrát důležitou roli v práci technologických společností, které mohou zvýšit dostupnost potřebných technologií a pomoci s jejich rychlejším zaváděním do firem.

Článek připravil Vladimír Maťo a byl publikován na systemylogistiky.sk.