Českým firmám rostou náklady. Uspořit ale mohou i bez škrtů

V důsledku vysoké inflace a energetické krize hledají firmy způsoby, jak rychle snížit náklady. Škrty mohou být krátkodobě účinné, ale do budoucna omezují rozvoj firmy a potenciálně prohlubují ekonomickou krizi. Bezbolestnou variantou snižování nákladů je například zefektivnění zastaralých procesů nebo pořízení digitalizačních technologií.

1. Zefektivnění stávajících procesů

Prvním krokem při snižování nákladů firem by vždy měla být revize stávajících procesů. Projděte si všechny pravidelné firemní činnosti a věnujte se zejména těm, které zabírají nejvíce času. Typicky jde o vyřizování objednávek, zpracovávání dokladů nebo procesy v rámci skladu či zákaznického servisu.

U každé činnosti spolu se zaměstnanci zmapujte možnosti, jak by šla dělat rychleji a co k tomu potřebujete. Po krátké rešerši například zjistíte, že místo fyzického schvalování faktur, kdy fakturant obíhá manažery kvůli podpisům, můžete zavést schvalovací nástroj, který vše vyřeší elektronicky, a ušetříte za měsíc desítky hodin času. Plus budou faktury rychleji schválené a zlepší se cashflow.

2. Investice do technologií a digitalizace

Podle našeho výzkumu začíná 60 % českých firem s digitalizací tím, že digitalizují nákupní proces. To znamená, že si veškeré obchodní doklady posílají jen elektronicky a některé činnosti dokonce automatizují (například příjem faktur).

V praxi firmy například zavádějí EDI - elektronickou výměnu dokladů. Jde o technologii, pomocí které si společnosti posílají doklady (typicky objednávky a faktury) ve speciálním formátu umožňujícím automatizaci některých navazujících procesů.

Například když firmě přijde faktura, je automaticky porovnaná s původní objednávkou a plněním, a pokud vše sedí, je automaticky schválená a případně i zaúčtovaná. Účtárna nemusí nic přepisovat a kromě času ušetří firma spoustu papíru. Rychlejší výměna dokladů také zlepší cashflow.

Ač to může vypadat jako detail, u firem s větším objemem dokladů je úspora obrovská. Například MALL díky této technologii ušetřil přes 4 miliony Kč za rok.

3. Vyjednání lepších podmínek s dodavateli

Dále se pusťte do hledání cest, jak ušetřit za nákup zboží a služeb u dodavatelů. Nesnažte se je za každou cenu přemluvit ke snížení cen. Vaši dodavatelé pravděpodobně také hlídají své peníze a potenciální ztráta dodavatele by vás mohla poškodit ještě víc.

Tyto náklady snížíte například tím, že budete nakupovat ve větším množství, takže využijete množstevní slevu a ušetříte za dopravu. Obecně také pracujte na snížení urgentních nákupů zboží, protože vás vyjdou dráž. Lepší cenu s dodavatelem vyjednáte také uzavřením delších smluv.

4. Trvalá práce na dálku

Pandemie firmy naučila, že práce na dálku je nejen možná, ale v mnoha případech i výhodná. Pokud jste si za poslední roky se zaměstnanci práci na dálku úspěšně otestovali, zvažte její znovuzavedení.

Pokud zaměstnancům nabídnete trvalou práci z domu, ušetříte peníze za prostory, výbavu či energii v kancelářích. I když nabídku přijme třeba jen třetina zaměstnanců, stále ušetříte část nákladů za provoz kanceláří. Například Komerční banka na Václavském náměstí nabídla po přesunu zaměstnanců na homeoffice část svých prostor k pronájmu jiným firmám.

Celý článek vyšel na webu aktualne.cz.

‍