3x rychlejší zpracování faktur díky iNVOiCE FLOW
Úspora 60 hodin práce měsíčně
Minimum chyb a digitalizace faktur
Původní stav a problém
Před zavedením iNVOiCE FLOW zpracovávala firma všechny doklady ručně. Papírové faktury musel odpovědný člověk naskenovat, pojmenovat, uložit na firemní disk, nechat schválit a následně zavést do účetního systému. U elektronických faktur to bylo podobné, jen místo skenování se faktury nejdříve tiskly. Komplikaci do celého procesu vnášelo rozlišování uhrazených a neuhrazených faktur (některé faktury již byly uhrazené zálohou) nebo fakt, že MoroSystems jako společnost zastřešuje tři samostatné firmy s vlastními identifikačními údaji.
Situace v MoroSystems byla o to složitější, že fakturaci nikdo neměl v hlavním popisu práce. Ve volnějších chvílích se jí věnovali dva interní lidé, které to zdržovalo od jiných povinností, a externí fakturantka, která do firmy docházela jen dvakrát do týdne. Ne vždy tak byla po ruce. „Cítili jsme, že takto firma ve 21. století nemůže fungovat,“ říká k tomu finanční kontrolorka společnosti Kamila Burgerová.
Návrh řešení
Při rešerši trhu narazili na řešení iNVOiCE FLOW, které podle popisu splňovalo všechny jejich požadavky. Navíc si jej díky nízképořizovací ceně mohli jednoduše vyzkoušet, aniž by zbytečně riskovali.
Implementace nástroje byla nicméně složitější. Zkomplikoval ji zejména fakt, že pod MoroSystems působí tři samostatné firmy. Hodně se tak řešilo odlišení jednotlivých faktur i celý schvalovací proces. Náročné bylo rovněž napojení na systém Money S3, který vlastní externí účetní kancelář a lidé z MoroSystems k němu přistupují jen vzdáleně.
Výsledné změny
V MoroSystems odhadují, že zpracování jedné faktury teď zabere v průměru 5 minut – třikrát méně než předtím. Firma už tak nepotřebuje externí fakturantku a všechno si vyřizuje interně.
Firma se úplně zbavila papírových dokladů, zpřehlednila schvalovací proces, minimalizovala počet chyb. A i když to nebyl původní záměr, iNVOiCE FLOW jí také pomohl zvládnout dlouhý covidový home office.
V MoroSystems jsou s nástrojem spokojení a už s GRiTem řeší budoucí vývoj. Momentálně například pracují na automatizaci zpětného přeposílání vybraných informací ze zaúčtovaných faktur z účetního systému, aby měli nad tokem faktur kompletní kontrolu.
Ušetřili jsme přibližně půl pracovního úvazku, odhadem 60 hodin za měsíc. V dokladech je navíc mnohem větší přehled, vidíme celou historii faktury, víme, u koho se zrovna nachází, nic se neztrácí. Pocitově také vnímáme, že i schvalovatelé teď cítí za faktury větší zodpovědnost.
.png)
