E-commerce trhem prorůstá EDI: pro některé e-shopy je konkurenční výhodou, pro jiné nutností

Podnikatelé v e-commerce se musí popasovat s výzvami, jako je náhlý nárůst objednávek během Vánoc či Black Friday, množící se vratky nebo komunikace s desítkami až stovkami dodavatelů. Proto se velké české e-shopy inspirovaly segmentem rychloobrátkového zboží a nasadily osvědčené EDI – standardizovaný systém pro elektronickou (a z velké části automatizovanou) výměnu objednávek nebo faktur. Tento systém e-shopům mimo jiné zrychluje naskladnění zboží, zjednodušuje výměnu obchodních dokumentů a snižuje náklady na lidskou práci.

E-shopy a jejich výzvy při řízení dodavatelského řetězce

Obrat české e-commerce roste už několik let o cca 15 % ročně. Pandemie covidu pak tento trend ještě urychlila. E-shopy proto v současné době čelí mnohým výzvám. Mimo jiných například:

• masivnímu nárůstu poptávky v období Vánoc, Black Friday či Velikonoc a tím pádem zatíženým skladům,
• velkému množství vráceného zboží (například v módě zákazníci vrací až 22 % zboží),
• složité komunikaci s desítkami nebo stovkami dodavatelů (často ze zahraničí),
• tlaku na rychlé dodání zboží koncovému zákazníkovi,
• specifickým požadavkům na podobu dokladů (například sériová čísla u elektroniky),
• silnému konkurenčnímu boji, který vyvolávají například srovnávače cen.

Pokud e-shopy své procesy automatizují, lépe tyto situace zvládnou – ustojí špičky, zrychlí dodání zboží a ušetří provozní náklady (velké e-shopy až ve stovkách tisíc korun měsíčně). Automatizace je nedílnou součástí škálování služeb, zvlášť pokud e-shop pošilhává po zahraniční expanzi.

S růstem obratu totiž e-shopům rostou také náklady, typicky například s administrativou. V tomto je EDI cenným spojencem, protože velkou část práce spojenou s růstem automatizuje. I proto dnes EDI využívají všichni velcí e-shopoví hráči jako například Alza, MALL, Rohlík nebo Pilulka.

Jak EDI pomáhá e-shopům

EDI pomáhá zejména v komunikace mezi odběratelem (e-shopem) a jeho dodavatelem. Provozovatelé e-shopů si s dodavateli nejčastěji vyměňují:

• objednávky,
• dodací listy
• a faktury.

Díky EDI si tyto doklady vyměňují ve strukturované elektronické formě bez potřeby ručního přepisování do/z informačních systémů. V praxi to vypadá takto:

1. Odběratel připraví v informačním systému objednávku a přes EDI ji odešle. EDI provider okamžitě převede doklad do zprávy ORDERS a předá ho dodavateli, kterému se objednávka automaticky načte do informačního systému. Navíc může dostat e-mailové upozornění nebo notifikaci do mobilu.

Díky EDI má odběratel jistotu, že objednávka byla doručena. Méně práce má i dodavatel, protože objednávku jedním kliknutím načte do svého informačního systému a nemusí ji přepisovat.

2. Jakmile dodavatel objednávku vyřídí a odešle zboží, pošle přes EDI avízo o dodání zboží (DESADV = elektronický dodací list). Odběratel má tak několik hodin na to, aby se na fyzický příjem zboží předem připravil. Data z avíza se mu navíc propíšou do skladového systému, takže skladník při příjmu jen odpípá čtečkou jednotlivé krabice, čímž je zaskladní a hned vidí případné nesrovnalosti. S nadstavbou SSCC skladníkovi dokonce stačí načíst pouze kód na paletě, aniž by ji musel rozbalovat a kontrolovat každý balík. Příjem zboží je tak násobně rychlejší.

3. Nakonec dodavatel v informačním systému vystaví fakturu a přes zabezpečený komunikační kanál EDI ji odešle (INVOIC). Není možné fakturu jakkoli změnit ani poslat podvrh, například z podobně vypadající e-mailové adresy. Elektronická faktura se odběrateli automaticky načte do jeho informačního systému, sama se podle objednávky a dodacího listu zkontroluje a účetní už ji pouze zaúčtuje. Automatická kontrola ušetří e-shopu spoustu času a eliminuje zbytečnou administrativu nebo chyby, které jinak při ručním zpracování dokladů vznikají.

Jakou roli má EDI na současném e-commerce trhu

V Česku začali největší e-shopoví hráči přecházet na EDI v letech 2014 a 2015. U zrodu EDI v českém e-commerce stál náš nástroj ORiON EDI. Postupně ho implementovali MALL, Alza, DATART, Rohlík, Košík, Pilulka a další.

Pro tyto e-shopy se EDI stalo nutností. Běžně komunikují se stovkami dodavatelů a díky nasazení EDI je komunikace mezi nimi násobně rychlejší a bezchybná. To je klíčové například pro zvládnutí předvánočního období, které pro tyto e-shopy představuje zhruba třetinu obratu.

>> Přečtěte si, jak probíhala implementace EDI v Alze. <<

Pro menší e-shopy nemusí být EDI nutnost, ale znamená pro ně především zjednodušení práce, větší přehled nad objednávkovým procesem a úsporu nákladů. ORiON EDI pro tyto účely používá například e-shop Spokojenypes.cz.

Na EDI přechází také dodavatelé

Aby EDI plnilo svůj účel, musí ho zavést odběratelé i dodavatelé. Čím víc dodavatelů na EDI přejde, tím je EDI pro odběratele efektivnější. Proto u ORiON EDI nabízíme odběratelům službu ROLL-OUT. Funguje to tak, že klientovy dodavatele řízeně oslovíme a přechod na EDI jim usnadníme. Tato služba má jasně stanovené KPI včetně harmonogramu. Odběratel nemusí využívat vlastní kapacity a zapojování dodavatelů za něj odřídí profesionálové. To zapojování dodavatelů urychlí a zvýší ROI celého EDI projektu.

Dodavatelé však nepřechází na EDI jenom pro udržení dobrých vztahů s obchodními partnery – EDI má přínos také pro ně. Zjednoduší jim příjem objednávek i fakturaci a mohou využít také další služby jako například Roger Platbu, která jim profinancuje faktury ještě před splatností. Někdy se proto stává, že své obchodní partnery k zavedení EDI přesvědčují právě dodavatelé. Nejmenší dodavatelé, které k EDI přiměli jejich odběratelé, navíc mohou využít levné a jednoduché internetové řešení webEDI. To funguje jako webová aplikace bez větších vstupních nákladů.

Díky uvedenému se EDI na českém e-commerce rozšířilo jako lavina. Velké e-shopy přešly na EDI, potom přešli jejich dodavatelé a ti přesvědčili další obchodní partnery. Spousta středně velkých e-shopů navíc chtěla jít po vzoru těch nejúspěšnějších a EDI zavedla také.

Jaké trendy čekají e-commerce v příštích letech

Pandemie covidu posiluje na českém trhu trend dropshipmentu a marketplaces.Tyto služby umožňují i menším prodejcům za domluvenou provizi nabízet a prodávat své zboží na velkých e-shopech. Na tomto principu funguje například Amazon. Prodejci využívají obrovské návštěvnosti nebo technického řešení e-shopu, stejně jako síly jeho marketingu.

Obecně platí, že:

• U dropshipmentu dodavatel jenom skladuje a odesílá své zboží zákazníkovi. Veškerou komunikaci spojenou s objednávkou řeší e-shop, takže zákazník často ani neví, že nakoupil od někoho jiného.
• Marketplace přenáší mnohem více zodpovědnosti na dodavatele, který si sám připravuje produktovou stránku a sám stanovuje cenu zboží. Zákazník ihned pozná, že zboží dodává někdo jiný než provozovatel e-shopu. Také komunikaci se zákazníkem si řeší dodavatel sám.

Dropshipment v Česku nabízí například Alza. „Vůči koncovému zákazníkovi vystupujeme jako prodejce, takže na našem e-shopu nabízíme zboží a zobrazujeme skladové dostupnosti dodavatele, který pak objednávky připravuje a odesílá ze svých skladů přímo zákazníkovi nebo na naše odběrná místa,“ říká Jan Pípal, Business Development Manager Dropshipment z Alzy.

„Letos jsme citelně zrychlili a zjednodušili proces zapojování partnerů, náš obrat z této formy prodeje se i díky tomu od začátku roku ztrojnásobil a odbavili jsme desetitisíce zakázek. Rozšiřujeme tím sortiment pro naše zákazníky a vidíme v tom obrovskou obchodní příležitost pro obchodní partnery, včetně menších prodejců,“ pokračuje Pípal.

„Abychom však objem nové práce bez problémů zvládli, je nezbytné automatizovat procesy zpracování souvisejících dokladů, což nám umožňuje elektronická výměna dokladů EDI. Zapojení do EDI je jednoduché a potenciálním obchodním partnerům s ním rádi pomůžeme,“ zakončuje Pípal.

Marketplace pak na českém trhu zastupuje například MALL s programem MALL Partner. Nejde o marketplace v pravém slova smyslu, ale velmi se tomu blíží.

„Máme zapojených 1 300 prodejců a dáváme jim velkou volnost. Každý partner má k dispozici vlastní administrační rozhraní, ve kterém si svoje produkty sám spravuje nebo nahrává do nabídky. Když se na produkt podívá návštěvník zvenčí, hned vidí, že zboží neprodává MALL, ale daný partner. Náš partner si tak buduje vlastní značku, jen prodává přes e-shop s obrovským renomé, návštěvností i zázemím. Má ale zároveň například jistotu, že reklamace za něj řešíme my,“ přibližuje Jakub Kováč, Head of Sales and Marketplace z MALL Group.

Do budoucna poroste také tlak na e-shopy z hlediska rychlosti dodání. Spousta velkých hráčů boduje u zákazníků tím, že dodávají zboží v den objednání či nejpozději do druhého dne. Například Rohlik.cz má na této výhodě postavený byznys. Hlavní důvod jejich přechodu na EDI byl ten, aby urychlili naskladnění zboží a mohli ho obratem distribuovat zákazníkům. A to by bez automatizace šlo jen velmi těžko.

Přejděte na EDI s těmi nejpovolanějšími

V GRiTu jsme rozjeli EDI lavinu na českém e-commerce trhu. ORiON EDI jsme implementovali do Alzy, MALLu, Rohlíku a implementujeme ho i vám. Ozvěte se nám a my s vámi nezávazně probereme možnosti automatizaci dodavatelského řetězce. Jděte ve stopách těch, kteří dnes českému e-commerce vládnou.

‍