Chyby ve firemních procesech? Sledujte varovné signály

S procesními chybami se setkává snad každá firma v nějaké míře, projevují se zejména neefektivitou všech možných oblastí provozu. Chyby zbytečně přidávají zaměstnancům práci, zdvojují činnosti a jsou prostorem pro chybovost. Firmy mnohdy ani o takové neefektivitě neví nebo možná jen tuší. Špatně nastavené procesy ovlivňují i další provoz společnosti a stojí tisíce až desetitisíce korun firemní rozpočet. A přitom se dají relativně snadno odstranit např. zavedením EDI či jiných on-line nástrojů. Pozorujete i Vy takové varovné signály ve firmě?

Vysoký počet dobropisů

Odběratel vytvoří objednávku, dodavatel připraví zboží a pošle ho společně s dodacím listem a fakturou. Typický objednávkový proces, který se denně opakuje v tisícovkách firem. A denně se opakuje také chybné objednání, ztráta nebo poškození zboží při přepravě a další objektivní okolnosti, které v důsledku vedou často až k dobropisování zboží, které žádná účtárna rozhodně v lásce nemá.

Zavedení EDI (elektronické výměny dat), celý proces zrychlí a zpřehlední. Odběratel vytvoří objednávku, dodavatel ji přijme a obratem zasílá avízo o dodání. Odběratel po přijetí zboží posílá příjemku a dodavatel teprve nyní vystavuje fakturu, kterou si ještě před zaúčtováním nechá schválit. Veškerá komunikace probíhá elektronicky, pomocí strukturovaných EDI zpráv, a můžete ji z velké části automatizovat. Obě strany mají celý proces pod kontrolou a kdykoliv hrozí chyba, včas ji odhalíte a vyřešíte.

Prostoje při naskladňování zboží

Odběrateli přijedou kamiony se zbožím, ale protože není na příjem připravený, naskladnění zboží trvá neúměrně dlouho. Auta stojí, řidiči čekají, skladníci nestíhají. Pokud s dodavatelem komunikujete pomocí EDI, pošle vám ještě před fyzickým dodáním zboží avízo. Předem tak víte, kdy vám co přijde, a na příjem se připravíte. Jestliže ve skladu používáte čtečky čárových kódů, zboží po příjezdu jenom načtete a ihned se vám propíše do systému. Naskladnění ještě urychlíte, pokud použijete SSCC kódy, protože pak nenačítáte jednotlivé krabice, ale rovnou celé palety.

Vysoké náklady na tisk

Firmy, které každý účetní doklad tisknou a následně archivují v šanonech, platí peníze za papír, tisk a pronájem skladu k archivaci. Kdykoliv pak fakturantka nebo účetní zpětně dohledává některý doklad, trvá jí to dlouho. Doklady si dnes můžete vyměňovat čistě elektronicky, například e-mailem nebo ještě lépe pomocí EDI. A k archivaci už stačí pouze důvěryhodný elektronický archiv.

Řešení neoprávněných nebo podvodných faktur

Faktury posílané poštou nebo e-mailem je možné zfalšovat, případně vám kdokoliv pošle neoprávněnou či smyšlenou fakturu. A vy znovu desítky minut řešíte, kde se faktura vzala a za co by mohla být. Zbožových faktur posílaných přes EDI se to díky auditní stopě dokladů a zabezpečeným přenosovým kanálům prakticky netýká. Obecně jde spíše o problém režijních faktur za různé služby, které EDI obvykle neřeší. Chybám v placení faktur se však lze vyhnout správným nastavením procesu zpracování faktur nebo využitím nových nástrojů (v zahraničí nazývaných accounts payable), jako je např. řešení iNVOiCE FLOW.

Zdlouhavé zpracování každé přijaté faktury

Když vám poštou nebo e-mailem přijde faktura, musí ji fakturantka přijmout, zkontrolovat, ověřit, zda odpovídá příjemce/ objednávce, v některých případech schválit u nadřízeného, přepsat do informačního systému a zaúčtovat. Celé to trvá několik minut a podle výzkumů (Billentis) je proces zatížený asi 10% chybovostí. A ve špičce, kdy jsou fakturantky přetížené, se situace ještě zhoršuje. Po zavedení EDI systém automaticky porovnává doklady (fakturu s objednávkou a příjemkou) a obsluhu upozorní pouze na případné rozdíly (například i v rámci domluveného rozptylu). Celý proces se tím výrazně zrychlí, a navíc se eliminuje riziko lidské chyby. Pokud si kvalitou svých procesů nejste jistí, využijte služeb společnosti GRiT, která vám pomůže s analýzou současného stavu a navrhne cesty, jak docílit vyšší efektivity a tak i vyšších zisků.

Článek vyšel v časopise Systémy logistiky.  

‍