Na co si dát pozor, pokud vám z firmy odchází seniorní účetní

Jak nepřijít o notnou dávku know-how a zkušeností když vaši firmu musí z jakéhokoliv důvodu opustit seniorní účetní, čemu se vyhnout a na co si dát velký pozor?

Dost práce usnadní výstupní checklist

Protože má účetní přístup k citlivým datům a informacím, provází její konec ve firmě několik důležitých bezpečnostních opatření. Odcházející účetní je třeba zneaktivnit všechny účty a přístupy, například do CRM, ERP, internetového bankovnictví či účetního systému. Musíte si pohlídat vrácení přístupových čipů i platebních karet, nebo dodržet pravidla související s GDPR.

I když ekonomičtí manažeři obvykle vědí, co všechno je s odchodem účetní spojené, občas se na něco může zapomenout. Proto doporučujeme sestavit tzv. výstupní checklist – kompletní seznam všeho, co musíte při odchodu účetní zařídit a předat. My jsme pro vás v GRiTu takový CHECKLiST připravili a dozvíte se v něm, na kterých 70 věcí nesmíte zapomenout.

Jakmile takový checklist jednou vytvoříte, využijete ho opakovaně několik dalších let. Jen ho v případě potřeby – například při změně právní formy společnosti nebo přechodu na nový účetní systém – aktualizujete.

Dejte si pozor na sazby DPH

Jednou z největších výzev nové účetní bude účtování daně z přidané hodnoty. V České republice existují tři sazby DPH (základní sazba, první snížená sazba a druhá snížená sazba) a některé služby jsou od DPH osvobozené. Při předávání práce proto dohlédněte, aby odcházející účetní předala svému nástupci veškeré informace o tom, s jakými sazbami DPH má fakturovat jednotlivé služby a zboží vaší firmy.

Chyby ve výpočtu či stanovování sazby DPH mohou být pro vaši firmu kritické – už při chybě do 50 tisíc korun jde o přestupek a hrozí vám pokuta od finančního úřadu, při chybě nad 50 tisíc korun se dokonce dopouštíte trestného činu. Navíc vám pak hrozí častější kontroly z finančního úřadu.

Důležité je i správné předání mezd

Další klíčovou agendou účetní jsou mzdy. Dohlédněte na to, že odcházející účetní předá svému nástupci veškeré informace o zaměstnancích, jejich úvazcích, výplatních termínech, odvodech, dovolených i daňových slevách a zvýhodněních.

Pokud zaměstnáváte externí lidi na živnostenský list, je důležité zajistit, aby nadále dostávali proplácené faktury v domluvená data splatnosti a abyste si ohlídali případné neoprávněné faktury.

Dodavatelé nesmí nic poznat

Odchod vaší seniorní účetní by neměli pocítit ani dodavatelé. Proto si pohlídejte, aby odcházející účetní předala všechny informace o dodavatelích a splatnostech jejich faktur. Někteří dodavatelé vystavují fakturu každý den, další mají splatnost faktury týden, jiní měsíc. Nová účetní se v tomto musí rychle zorientovat a pokračovat v zaběhnutých pravidlech.

Pozdě uhrazená faktura dodavateli nebo předčasná upomínka k úhradě směrem k důležitému odběrateli může zbytečně poškodit dlouho budované obchodní vztahy.

Abyste si nástup nové seniorní účetní zjednodušili, může být součástí vašeho checklistu i adaptační plán – seznam věcí, které se musí nová účetní po nástupu naučit, včetně časového harmonogramu plnění.

‍