Firma Acoustique Quality díky digitalizaci šetří stovky hodin administrativní práce měsíčně

V naší kampani za srozumitelnou digitalizaci Praskněte digitální brblinu zpovídáme české podnikatele a ptáme se, jak s digitalizací začínali. Jedním z nich je spolumajitel a zakladatel firmy Acoustique Quality – Karel Svoboda. Jeho firma prodávající audio techniku může díky digitalizaci zpracovat několik stovek objednávek denně a nestojí ji to ani minutu času.

Společnost Acoustique Quality (dále jen AQ) zaváděla digitalizaci postupně. Nejprve si posvítila na běžnou administrativu, pokračovala logistikou a v poslední době automatizuje také výrobní procesy.

Právě v administrativě na začátku celého procesu digitalizace spatřila největší potenciál. AQ totiž každý den přijímá několik set objednávek ze strany prodejen, které poté reproduktory, zesilovače nebo gramofony prodávají koncovým zákazníkům.

Za normálních okolností by každou tuto objednávku musel některý ze zaměstnanců vyzvednout z e-mailu a přepsat do podnikového systému. Nyní se ale toto děje zcela automaticky díky systému elektronické výměny dokladů (tzv. EDI).

To v praxi znamená, že jakmile dorazí objednávka, systém obratem odešle zákazníkovi potvrzení objednávky. Současně s tím překlopí data z objednávky do informačního systému, takže nikdo nemusí nic přepisovat ručně.

„Ve chvíli, kdy vám chodí stovky objednávek každý den, je úspora času obrovská. Měsíčně díky tomu ušetříme stovky hodin rutinní práce,“ říká Karel Svoboda.

Jedinou objektivní nevýhodou EDI je, že aby fungovalo, musí jej používat obě strany – odběratel i dodavatel. Společnost AQ proto neustále motivuje své zákazníky, aby na systém elektronické výměny dokladů přešli také.

AQ je příkladem toho, že začít s digitalizací neznamená náhle přenastavit všechny procesy ve firmě. V tomto případě stačilo zavést jedno softwarové řešení, které okamžitě po svém nasazení šetří obrovské množství rutinní práce. Podívejte se na další příběhy českých firem o digitalizaci nebo na tipy, jak s digitalizací začít, v naší kampani Praskněte digitální brblinu.