EDI zefektivňuje procesy, snižuje chybovost a šetří náklady

Náklady na zavedení systému záleží na změnách nutných v podnikovém informačním systému. Následný provoz již nebývá finančně příliš náročný. O jeho efektivitě svědčí fakt, že žádná firma, která systém EDI zavedla, se zpět k papírové nebo PDF formě nikdy nevrátila. Elektronická výměna dat byla v minulosti výsadou zejména velkých podniků. Koronakrize ukázala, že výhodná může být i pro malé hráče.

Elektronická výměna dat EDI (Electronic Data Interchange) je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou. Přináší benefity v automatizaci procesů, ve snížení chybovosti při předání a převzetí informací a oproti manuálnímu zpracování dokladů přináší značné úspory času.

Odpadá manuální práce

V oblasti maloobchodu je EDI dnes již zcela nepostradatelnou technologií. I malý dodavatel, který s EDI začne s jedním obchodním partnerem, získá ve střednědobém horizontu řadu úspor a benefitů. „O to jednodušší je následně přidání dalších partnerů či rozšíření o další typy vyměňovaných zpráv v rámci kompletního obchodního a logistického toku dokladů,“ vysvětluje Viktor Petráš, obchodní a marketingový ředitel společnosti Editel CZ & SK. „Nejčastějším důvodem jejího pořízení je pro maloobchodníka obrovská úspora manuální práce, kterou za zaměstnance udělá počítač. Odpadá přepisování přijatých faktur do vlastního podnikového informačního systému nebo dodacích listů při příjmu zboží. S tím souvisí i minimální chybovost, protože i sebepečlivější zaměstnanec nějakou tu chybu při přepisování občas udělá,“ přidává se David Reichel, Business Development Manager společnosti GRiT. Především vedení poté vnímá také velký přínos ve sjednocení procesů pro svůj dodavatelský řetězec. Jsou nastavena jasně daná pravidla, která jsou díky rychlému a přesnému přenosu strukturovaných dat snadno kontrolovatelná a na případné chyby v dodávkách je možné velmi rychle reagovat.

Automatizují se procesy

Podobně jako u dalších technologických nástrojů pandemie akcelerovala i rozvoj EDI. Nedostatek zaměstnanců z důvodů péče o děti, nemoci nebo jejich pouhá nepřítomnost v kancelářích donutil společnosti přeorganizovat a zefektivnit spoustu procesů, které se dříve dělaly manuálně. „V období, kdy řada společností plně přešla na home office a kolegové se nemohou osobně potkávat v kancelářích, je elektronizace procesů na vzestupu. EDI plně automatizuje procesy v oblasti objednávek zboží, přes jeho dodávku až po fakturaci,“ potvrzuje Viktor Petráš. Díky automatickým exportům a importům dokladů (například u objednávek nebo faktur) je možné se plně spolehnout na jejich zobrazení v IS/ERP a dále je zpracovávat již prostřednictvím vzdálených přístupů z bezpečí domova. Koronakrize proto přiměla firmy k rozšíření EDI procesů a jejich uvedení do běžného, bezobslužného provozu.

Zprávy využívají klíče

EDI zprávy obvykle využívají GS1 identifikační klíče, jako je například GLN pro identifikaci partnerů nebo GTIN pro identifikaci zboží. Ve standardních strukturovaných zprávách má každá položka svoje místo. „Přiblížit to můžeme na rozdílu dopisu a formuláře. V dopisu nemáme předem určeno, kde má být uvedeno datum, podpis nebo oslovení. Jedná se tedy o zprávu nestandardní. Kdežto formulář nám předem říká, do které kolonky máme napsat jméno, datum narození nebo číslo občanského průkazu. Každá položka ve formuláři má svoje pevně stanovené místo a jeho vyplněním vlastně vytváříme jednoduchý standard,“ vysvětluje Hana Strhalová, manažerka EDI ve společnosti GS1 Czech Republic. Velmi užitečná je provázanost jednotlivých zpráv, které doplňují zprávy kontrolní. Partnerům v dodavatelském řetězci ulehčí práci i možnost přenosu dat z logistické etikety (primárně SSCC kódu) přímo v elektronickém dodacím listu.

Objem zvyšuje účinnost

Pro zavedení EDI není rozhodujícím kritériem obrat společnosti. Důležitější pro volbu správného řešení jsou počty dokumentů (např. objednávek nebo faktur), které má potenciální uživatel v plánu si vyměňovat se svými partnery a dále pak s tím související míra integrace s jeho IS/ ERP. „Podle těchto kritérií je v případě nízkých počátečních objemů možné začít s jednoduchým WebEDI bez integrace a v budoucnu postupně řešení povyšovat až na plně automatická řešení v modelu SW či SaaS. Efektivita využívání EDI se se zvyšujícím se objemem vyměňovaných elektronických dokumentů exponenciálně zvyšuje,“ vysvětluje Viktor Petráš. Jak podotýká David Reichel, velmi často je hnací silou k zavedení systému zefektivnění procesů v oddělení logistiky, nákupu nebo v účtárně, přičemž každé z nich má pro návratnost projektu jiné metriky. Na účtárně jde obvykle o úsporu lidské práce, která se dá poměrně snadno vypočítat podle počtu zpracovaných dokladů a jejich velikosti, logistika zase řeší procentuální zrychlení příjmu zboží.

V základu stačí prohlížeč

Pokud se obchodník nebo dodavatel rozhodne pro zavedení EDI nebo o něm začíná uvažovat, jaké vybavení bude tedy pro implementaci potřebovat a na co se má připravit? „Zde záleží na úrovni využívaných služeb. Obecně ale poskytujeme cloudové služby, které žádné hardwarové ani softwarové nároky nemají. Pokud tedy nepočítám internetový prohlížeč. Procesní změny se ale často promítají do ERP, které je třeba upravit. Řešení ORiON EDI pro elektronickou výměnu dokladů se poté s pomocí jednoduché aplikace na toto předpřipravené ERP napojí. V České republice a na Slovensku je na dodavatelskou stranu EDI většina ERP již připravena a nejde o nic komplikovaného,“ konstatuje David Reichel.

Co potřebujete

V případě nejjednodušší úrovně EDI řešení v podobě webového EDI tedy uživatel potřebuje pouze běžné kancelářské PC vybavení, přístup k internetu a webový prohlížeč. V případě zájmu o vyšší úroveň integrace EDI řešení s IS/ ERP uživatele je dnes nejčastěji poptávaným modelem forma služby (tedy SaaS). „V takovém případě nainstalujeme do infrastruktury zákazníka, což může být server či PC s přístupem k internetu, pouze jednoduchý komunikační modul, který se pak stará o obousměrné přenosy dat od a do outsourcovaného řešení Editelu. O vše ostatní se pak postará outsourcingová platforma s názvem eXite PRO,“ popisuje Viktor Petráš. Samostatnou variantou je implementace SW v podobě EDI konvertoru přímo na stranu zákazníka. Takové řešení je vhodné zejména při vysokých objemech dat, specifických potřebách datových konverzních pravidel a při potřebě úzké integrace s jedním či více ERP/IS či databázovými systémy zákazníka. Pro takové řešení je třeba zvolit rozumný server (nebo PC) s MS SQL databází a stabilním přístupem k internetu.

Provoz není drahý

Obsluha základního WebEDI je intuitivní a jednoduchá. U vyšších řešení, jako je EDI formou služby SaaS nebo SW implementovaný v infrastruktuře zákazníka, je příslušné školení obsluhy téměř vždy automatickou součástí dodávky. V každém případě je dobré si úvodem osvojit základní EDI pojmy, jako je označení jednotlivých typů zpráv (ORDERS, INVOIC), ale také GLN, GTIN a podobně. „To uživateli velmi usnadní orientaci v EDI prostředí a při monitoringu toku příslušných typů zpráv v rámci jednotlivých obchodních případů,“ podotýká Viktor Petráš. „Pokud je EDI integrováno do ERP systému, pro uživatele se vlastně mnoho nemění. S doklady pracuje přímo v ERP, jak je zvyklý,“ dodává David Reichel. Co se týká nákladů, není možné je zcela zobecnit. Odvíjí se od rozsahu změn, které s sebou projekt do společnosti přináší. Je třeba počítat s jednorázovými náklady na úpravu ERP systému a napojení na EDI providera. Obvykle na měsíční bázi se platí EDI providerovi za přenos, konverzi a archivaci dat, podobně jako například u mobilního operátora. U nejjednoduššího webEDI jde o tisícikoruny při zprovoznění a poté několik stokorun měsíčně za provoz.

Návratnost do roka

Návratnost investice do implementace EDI je bezesporu možné spočítat, nicméně záleží na posouzení všech přínosů. Porovnat pouze náklad za jednotku EDI zprávy například oproti poštovnému či odeslání dokladu v PDF e-mailem není relevantní. Je třeba uvažovat přínosy díky zrychlení procesu a automatizaci zpracování dokladu přímo mezi systémy a s tím související úsporu lidské pracovní síly. Dále je třeba zhodnotit kvalitu a čistotu dat a procesů, ke kterým EDI bezesporu vede, včetně snížení chybovosti. Důležitým faktorem je také míra zlepšení dodavatelsko-odběratelských vztahů. „Pakliže toto vše řádně uvážíme, lze obecně návratnost investice do implementace EDI uvažovat zhruba v horizontu jednoho roku.“

Zdroj: článek publikován v Retail News 4/2021

‍