V JABLOTRON ALARMS zpracují tisíc faktur měsíčně
Automatizace až 4stupňového schvalovacího procesu
100 % přijatých faktur schvalují digitálně
Původní stav a problém
V divizích JABLOTRONu mají digitalizaci v krvi. Proto v roce 2018 hledali řešení, jak vyřešit digitálně tisícovku přijatých faktur, kterou měsíčně obdrží od dodavatelů. Faktury se kvůli ručnímu předávání zasekávaly, ztrácely a jejich schválení řešilo až 7 lidí po dobu 7 pracovních dní.
Návrh řešení
Oslovili více dodavatelů, ale nejvíc je zaujalo naše řešení iNVOiCE FLOW, které bylo elegantní, intuitivní, ale hlavně v cloudu a dostupné odkudkoliv. Líbilo se jim také, že zaměstnanci budou moci schvalovat faktury z mobilu a proces se kvůli výjezdům, home office nebo dovoleným nebude táhnout.
Nejprve zakládali pro každou firmu vlastní schránku v iNVOiCE FLOW, ale to se neukázalo jako praktické, protože se museli do každé přihlašovat zvlášť. Nabídli jsme jim proto řešení, díky kterému se každá jejich nově přidaná sesterská firma vytvoří jako podschránka JABLOTRON ALARMS. Jejich účetní tak nemusí schraňovat více loginů a doklady pro více firem najdou na jednom místě.
V JABLOTRONu mohou jeden doklad schvalovat až 4 lidé. Množství schvalovatelů souvisí například s typem dokladu nebo celkovou částkou. Když faktura částku přesáhne, musí ji schválit více lidí, někdy i včetně ředitele. Na základě těchto procesů mají v iNVOiCE FLOW nastavené vícestupňové schvalování podle předem definovaných pravidel. Dále využívají modul Rozúčtování, který předpřipraví data vytěžená z faktury k zaúčtování do ERP systému, a také objednávkový modul, ve kterém objednávky vytváří, schvalují a následně i odesílají dodavatelům.
Výsledné změny
Výrazné zkrácení průměrné doby schválení jedné faktury z několika dní na pár hodin.
Minimalizace chybovosti při schvalovacím procesu.
Rozúčtování faktury mezi různé schvalovatele a vytváření a schvalování objednávek na jednom místě.
V GRiTu jsou vůči našim požadavkům vstřícní a zapracovávají je velmi rychle. Často také přijdeme s nápadem na funkci, která by se nám hodila, a konzultant nám řekne, že za pár týdnů vyjde v nové verzi. Oceňujeme, že v GRiTu stále aktivně hledají možnosti, jak iNVOiCE FLOW vylepšovat.
.jpg)
